الفرق بين دفتر الأستاذ ودفتر اليومية: أهم نقاط الاختلاف مع الأمثلة التوضيحية

يكتسب دفتر اليومية General Journal) أهمية كبيرة في تقديم صورة واضحة عن الحركة المالية للمنشأة، فهو الأساس الذي يُبنى عليه تسجيل وترحيل المعاملات إلى دفتر الأستاذ (General Ledger). 

لكن مع التشابه الكبير بين هذين الدفترين، بدأ البعض يتساءل: ما الفرق بين دفتر الأستاذ ودفتر اليومية؟ ولماذا يُستخدم كل منهما في عملية المحاسبة؟

وفي هذا المقال مهدنا لك الطريق، من خلال التعريف بكل من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ بشكل مبسط، والمقارنة بينهما من حيث الهدف، طريقة التنظيم،… مع توضيح ذلك بالأمثلة اللازمة. 

فإن كنت مهتمًا باكتشاف المزيد تابع معنا…

ما هو الفرق بين دفتر الأستاذ ودفتر اليومية؟

دفتر اليومية هو القيد الأولي الذي تسجل فيه المعاملات المحاسبية بشكل يومي، بينما دفتر الأستاذ هو القيد الثاني الذي ينظم المعاملات وتجمع تحته حسابات رئيسية مثل الأصول، الخصوم، الإيرادات والمصروفات.

يهدف دفتر الأستاذ إلى تلخيص المعاملات وتقديم صورة شاملة للحسابات المالية، وتحديد أرصدة الحسابات لاستخدامها في إعداد التقارير المالية، بينما يهدف دفتر اليومية إلى تسجيل المعاملات بالتفصيل لتوفير سجل زمني يمكن الرجوع إليه لفهم الأحداث المحاسبية.

يعد دفتر اليومية أساس التسجيل المحاسبي ويستخدم للتحقق من التفاصيل الدقيقة للمعاملات ومراجعة الأخطاء، بينما يُستخدم  دفتر الأستاذ في إعداد التقارير المالية الرسمية مثل الميزانية العمومية وبيان الأرباح والخسائر.

تبدأ العملية المحاسبية بتسجيل المعاملات في دفتر اليومية، ثم يتم ترحيل هذه المعاملات إلى دفتر الأستاذ لتصنيفها وتجميعها حسب الحسابات.

تعرّف بالتفصيل إلى كل من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ

مقارنة بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ

يتكون دفتر اليومية (General Journal) من القيود المحاسبية الأولية التي تسجل المعاملات التجارية، بالترتيب المتسلسل، حسب التاريخ.

أما دفتر الأستاذ فهو أكثر رسمية ويتتبع خمسة بنود محاسبية رئيسية: الأصول، والخصوم، ورأس مال المالك، والإيرادات، والمصروفات. ويوضح الجدول التالي أهم الفروقات بين كل من هذين النوعين من الدفاتر المحاسبية:

وجه المقارنة	دفتر اليومية	دفتر الأستاذ
التعريف	هو القيد الأولي الذي تُسجل فيه المعاملات المحاسبية بترتيب زمني حسب وقوعها.	هو القيد الثاني حيث تُرحل إليه المعاملات من دفتر اليومية وتُنظم فيه تحت حسابات رئيسية.
الهدف	تسجيل المعاملات المالية بالتفصيل وتوفير سجل زمني للرجوع إليه عند الحاجة.	تلخيص وتصنيف المعاملات المالية لمعرفة أرصدة الحسابات وإعداد التقارير المالية.
طريقة التسجيل	يتم التسجيل بشكل مفصل بترتيب زمني، مع ذكر التاريخ، المبلغ، والحسابات المدينة والدائنة.	يتم التسجيل بناءً على أنواع الحسابات في شكل عمودين (مدين ودائن) باستخدام قاعدة القيد المزدوج.
التنظيم	ينظم حسب التسلسل الزمني للمعاملات.	ينظم حسب أنواع الحسابات مثل الأصول، الخصوم، الإيرادات، والمصروفات.
الأهمية	يساعد على تتبع التفاصيل الدقيقة للمعاملات المالية وكشف الأخطاء وتعديلها.	يستخدم لإعداد الميزانية العمومية وبيانات الأرباح والخسائر.
الوظيفة	هو القيد الذي تبدأ فيه العملية المحاسبية.	هو الدفتر الذي يلخص ويرتب المعاملات بعد تسجيلها في دفتر اليومية
الترحيل	يتم تسجيل المعاملات أولاً في دفتر اليومية قبل ترحيلها إلى دفتر الأستاذ.	يستلم المعاملات المرحّلة من دفتر اليومية ويُصنفها ضمن الحسابات الرئيسية.
الأمثلة	تسجيل معاملات مثل المبيعات، المشتريات، الإهلاك، وتفاصيل الدين أو الدائن.	تسجيل أرصدة الحسابات وتصنيفها مثل أرصدة الأصول، الخصوم، الإيرادات، والمصروفات.
المعلومات والتفاصيل	يحتوي على تفاصيل أكثر عن كل معاملة مثل التاريخ والوصف.	يحتوي على ملخصات المعاملات لكل حساب مع توضيح الأرصدة النهائية.
تقنيات إنشاؤه	يسجل المعاملات بشكل يدوي أو من خلال برامج محاسبية متكاملة مثل نظام الأمين المحاسبي.	يستخدم برنامج محاسبة متطور تدمج المعاملات بين الدفترين لتسهيل العمليات.

وجه الشبه بين دفتر الأستاذ ودفتر اليومية

يعتبر كلا الدفترين دفتر الأستاذ ودفتر اليومية جزء أساسي من النظام المحاسبي ويعملان معًا لضمان تسجيل وتنظيم كافة المعاملات المالية بدقة، كما أنهما يساهمان في تحقيق الشفافية المالية وتحليل الأداء المالي للشركة بدقة وإعطاء نتائج دقيقة.

بالإضافة إلى عدة نقاط يتفقان عليها الدفتران وهم:

• تتبع المعاملات المالية: كلا الدفترين يهدفان إلى تتبع المعاملات المالية للشركة بطريقة منظمة، مما يضمن تسجيل كل معاملة بشكل دقيق وعدم فقدان أي تفاصيل.
• الاعتماد على قاعدة القيد المزدوج: كلا الدفترين يعتمدان على قاعدة القيد المزدوج، حيث يتم تسجيل المدين والدائن لكل معاملة، مما يضمن التوازن في الحسابات.
• دورهما في إعداد التقارير المالية: يساهم كلا الدفترين في توفير البيانات اللازمة لإعداد التقارير المالية مثل ميزان المراجعة والميزانية العمومية، فإن دفتر اليومية يقدم التفاصيل الدقيقة للمعاملات، ودفتر الأستاذ يوفر الأرصدة النهائية لكل حساب.
• التأثير على جودة السجلات المحاسبية: وجود أخطاء في دفتر اليومية سيؤثر مباشرة على دفتر الأستاذ، والعكس صحيح، مما يجعل كل دفتر يعتمد على الآخر لضمان دقة البيانات المالية.

ولحل هذه المشكلة وضمان الابتعاد عن الأخطاء يمكن تسجيل المعاملات في دفتر اليومية وترحيلها تلقائيًا إلى دفتر الأستاذ عن طريق برامج المحاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة مثل برنامج الأمين.

الفرق في تسجيل القيود بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ

دفتر اليومية يسجّل كافة المعاملات بالتفصيل حسب تسلسلها الزمني، أما دفتر الأستاذ يعرض كل حساب بشكل منفصل ويوضح تأثير كل معاملة على رصيد الحساب. بينما في دفتر الأستاذ، يظهر أثر كل عملية على الحسابين المتأثرين بها (مدين ودائن) لتقديم صورة شاملة لكل حساب.

لنوضّح الفرق في مثال:

لنفترض أن شركة ABC قامت بالعمليات التالية:

1. شراء بضاعة نقدًا بقيمة 10,000.
2. دفع إيجار المكتب نقدًا بقيمة 5,000.
3. بيع بضاعة نقدًا بقيمة 12,000.
4. دفع رواتب الموظفين نقدًا بقيمة 3,000.

في دفتر اليومية، يتم تسجيل العمليات المحاسبية بترتيب زمني مع توضيح الحسابات المدينة والدائنة لكل معاملة كما يلي:

التاريخ	البيان	مدين	دائن	الملاحظات
01/12/2024	شراء بضاعة نقدًا	10,000	10,000	شراء بضاعة نقدًا
02/12/2024	دفع إيجار المكتب نقدًا	5,000	5,000	دفع إيجار نقدًا
03/12/2024	بيع بضاعة نقدًا	12000	12000	بيع بضاعة نقدًا
04/12/2024	دفع رواتب الموظفين نقدًا	3000	3000	دفع الرواتب نقدًا

في دفتر الأستاذ، يتم تصنيف المعاملات وترحيلها إلى الحسابات المتأثرة، ويتم تسجيل المدين والدائن لكل حساب كالتالي:

1- حساب النقدية (Cash):

التاريخ	البيان	مدين	دائن	الرصيد
01/12/2024	شراء بضاعة		10,000	-10000
02/12/2024	دفع إيجار		5,000	-15000
03/12/2024	بيع بضاعة	12000		-3000
04/12/2024	دفع رواتب		3000	-6000

2. حساب البضاعة (Inventory):

التاريخ	البيان	مدين	دائن	الرصيد
01/12/2024	شراء بضاعة	10000		10000

3. حساب الإيرادات (Revenue):

التاريخ	البيان	مدين	دائن	الرصيد
03/12/2024	بيع بضاعة		12,000	12000

4. حساب المصاريف (Expenses):

التاريخ	البيان	مدين	دائن	الرصيد
02/12/2024	دفع إيجار	5000		5000
04/12/2024	دفع رواتب	3000		8000

في الختام، يُعد كل من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ جزءًا أساسيًا من النظام المحاسبي، ولكل منهما دور محدد ومتكامل في تسجيل وتحليل المعاملات المالية. بينما يركز دفتر اليومية على التوثيق الزمني لجميع العمليات المالية، يقوم دفتر الأستاذ بتجميع وتصنيف هذه البيانات وفقًا للحسابات المختلفة لتقديم صورة أوضح عن الوضع المالي للمنشأة.

فهم الفرق بين هذين الدفترين يساهم في تحسين الكفاءة المحاسبية وضمان دقة البيانات المالية، وهو أمر بالغ الأهمية لاتخاذ قرارات استراتيجية سليمة. لذا، سواء كنت محاسبًا مبتدئًا أو محترفًا، فإن إدراك أهمية كل منهما ودورهما في دورة المحاسبة يُعد خطوة ضرورية لتحقيق نجاح مالي وإداري مستدام.

ومع برنامج الأمين المحاسبي فهم وإعداد الدفاتر المحاسبية أكثر سهولة وبساطة!