يُعد دفتر اليومية (General Journal) أحد الركائز الأساسية في النظام المحاسبي لأي منشأة، حيث يمثل السجل الأولي الذي يتم فيه توثيق جميع العمليات المالية بشكل منظم ومفصل.
من خلاله، يمكن للمحاسبين تتبع كل معاملة مالية منذ لحظة وقوعها، مما يضمن توفير سجل زمني دقيق يسهل الرجوع إليه عند الحاجة.
في هذا المقال، سنتناول تعريف دفتر اليومية، أهميته في تنظيم السجلات المحاسبية، ونوضح الفرق الجوهري بينه وبين دفتر الأستاذ، لتمكينك من فهم أعمق لهذا الجانب المحوري في إدارة الحسابات.
ما هو دفتر اليومية؟
دفتر اليومية (General journal) هو أحد أنواع الدفاتر المحاسبية، والمرحلة الأولى لتسجيل جميع المعاملات المالية الخاصة بالشركة بشكل مرتب زمنيًا، حيث يتم تسجيل معلومات مثل التاريخ، وصف المعاملة، والمبالغ المدينة والدائنة لكل عملية.
ومن ثم إعداد القيود المحاسبية وتتبعها مثل نظام القيد المزدوج والبسيط في المحاسبة، مما يعني أن كل قيد يحتوي على حساب مدين وحساب دائن على الأقل.
باعتباره المكان الأول الذي يتم فيه تسجيل المعاملات، يُطلق على دفتر اليومية أيضًا اسم “دفتر القيد الأولي”. ويعد الحفاظ على دفتر يومية دقيق أمرًا أساسيًا يساعد الشركات في إعداد القوائم المالية مثل الميزانية العمومية، قائمة الدخل، وقائمة التدفقات النقدية.
ويعد الغرض الأساسي من دفتر اليومية:
- توثيق البيانات للمحافظة على دفتر الأستاذ العام
- إجراء المطابقات الحسابية
- تتبع التكاليف والمصروفات لتوزيعها بشكل صحيح
- تتبع الأصول والالتزامات
قديمًا، كان هناك نوعان من الدفاتر اليومية، دفاتر اليومية العامة ودفاتر اليومية المتخصصة. وتشمل دفاتر اليومية المتخصصة أربعة أنواع رئيسية: دفاتر المصروفات النقدية، دفاتر المبيعات، دفاتر المشتريات، ودفاتر المقبوضات النقدية، وتُستخدم هذه الدفاتر لتوثيق المعاملات المالية.
واليوم، مع وجود حلول تقنية مستقلة ومؤتمتة وبرامج المحاسبة السعودية، أصبحت عملية التوثيق أسهل بكثير، حيث يمكن العثور على جميع البيانات المتعلقة بأي معاملة في مستودع بيانات واحد يمكن التحكم به عن طريق برنامج محاسبة متكامل مثل الأمين.
تعرّف معنا إلى أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة.
كيف أستخدم دفتر اليومية؟
يُستخدم دفتر اليومية لتسجيل مجموعة واسعة من المعاملات المالية، مثل المبيعات، والمشتريات، والمصروفات، والإيرادات.
يتم توثيق كل معاملة في دفتر اليومية من خلال قيد يوضح تاريخ العملية، والحسابات المعنية، وقيمة كل معاملة. بعد ذلك، تُنقل هذه القيود إلى دفتر الأستاذ العام حيث تُنظم حسب الحسابات.
تتجلى أهمية دفتر اليومية في كونه يوفر سجلًا دائمًا لجميع المعاملات المالية التي تمت، مما يجعله أداة محورية لإعداد القوائم المالية، وحساب الضرائب، وغيرها من الأنشطة الأساسية للأعمال.
مكونات دفتر اليومية
يتكون دفتر اليومية من عدة عناصر رئيسية (تاريخ، البيان، رقم القيد،…) التي توضح تفاصيل العمليات المالية التي تم القيام بها. وتشمل عناصر دفتر اليومية ما يلي:
- تاريخ المعاملة: لتحديد وقت حدوث المعاملة.
- الحسابات المتأثرة بالمعاملة: حيث يتم قيد أحد الحسابات مدينًا والآخر دائنًا وفقًا لنظام القيد المزدوج.
- بيان المعاملة: لتوضيح طبيعة المعاملة (مدينة أو دائنة).
- مبالغ المدين والدائن: لتسجيل القيم المالية للمعاملة بدقة.
- رقم القيد: يٌسجّل لكل معاملة مالية بناءً على تسلسلها الزمني.
- رقم مستند المعاملة: هذا الرقم يحدد نوع المعاملة سواء كانت صرف، قبض أو قيد لتساعد على تحديد نوعية العملية المالية.
- رقم صفحة الأستاذ: عند ترحيل المعاملة إلى صفحة الأستاذ ستأخذ رقم صفحة معين يجب أن نضعه هنا لنسهّل العثور على المعاملة عند الحاجة.
مثال على تسجيل المعاملات في دفتر اليومية
لنفترض أن شركة ABC قامت بالعمليات التالية:
- شراء بضاعة نقدًا بقيمة 10,000.
- دفع إيجار المكتب نقدًا بقيمة 5,000.
تسجيل المعاملات في دفتر اليومية يكون على الشكل التالي:
| التاريخ | البيان | مدين | دائن | الملاحظات |
|---|---|---|---|---|
| 01/12/2024 | شراء بضاعة نقدًا | 10,000 | 10,000 | شراء بضاعة نقدًا |
| 02/12/2024 | دفع إيجار المكتب نقدًا | 5,000 | 5,000 | دفع إيجار نقدًا |
أنواع دفتر اليومية
ينقسم دفتر اليومية إلى نوعين رئيسيين دفاتر اليومية العامة ودفاتر اليومية المتخصصة، وهي تساعد على ضمان دقة السجلات المالية وتحقيق التوازن في الحسابات.
يُعد دفتر اليومية العامة بمثابة “مفكرة مالية” للشركة، حيث يتم تسجيل جميع المعاملات بترتيب حدوثها. تُستخدم دفاتر اليومية العامة لتوثيق المعاملات التي لا تناسب فئات دفاتر اليومية المتخصصة، مثل:
- قيود الافتتاح
- قيود الإغلاق
- قيود التسوية
- قيود التحويل
- قيود التصحيح
- شراء الأصول الثابتة
- بيع الأصول القديمة أو غير المستخدمة
تشمل كل قيد في دفتر اليومية العامة معلومات مثل التاريخ، الحسابات المتأثرة، المبالغ المدينة والدائنة، ووصف مختصر للمعاملة. بينما تمثل دفاتر اليومية المتخصصة أدوات منظمة تُستخدم لتسجيل أنواع محددة من المعاملات المتكررة. فيما يلي الأنواع الرئيسية لدفاتر اليومية المتخصصة:
| نوع دفتر اليومية | مهمته |
|---|---|
| دفتر مبيعات | يسجل معاملات المبيعات الآجلة. |
| دفتر المقبوضات النقدية | يتتبع التدفقات النقدية الواردة. |
| دفتر المشتريات | يسجل المشتريات الآجلة. |
| دفتر المصروفات النقدية | يتتبع التدفقات النقدية الخارجة. |
توفر دفاتر اليومية المتخصصة طريقة بسيطة لتنظيم المعاملات المشابهة ضمن فئة واحدة، مما يسهل تتبعها وتحليلها.
أهمية دفتر اليومية
يعد دفتر اليومية جزء أساسي من عملية المحاسبة وهو يساعد الشركات على الاحتفاظ بسجل تفصيلي لكل معاملاتها المالية بأنواعها وأحجامها التي تحدث يوميًا.
بالإضافة إلى العديد من الفوائد الأساسية مثل:
- الدقة: يُسجل دفتر اليومية كل معاملة بالتفصيل فور حدوثها، مما يضمن وجود سجل موثق يسهل تتبعه في حالة المراجعة.
- التقارير المالية: يُعد دفتر اليومية الخطوة الأولى في تسجيل جميع المعاملات المالية، مما يجعله جزءًا لا غنى عنه في عملية إعداد التقارير المالية. كما أن المعلومات المُسجلة تُسهل نقل البيانات إلى دفتر الأستاذ العام وتساعد في عمليات مثل تسوية الحسابات.
- منع الاحتيال وإدارة المخاطر: نظرًا لتوثيق المعاملات في دفتر اليومية فور حدوثها، تقل احتمالية إدخال معلومات خاطئة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للإدارة تتبع من قام بإجراء أي قيد في الدفتر، مما يقلل من فرص ارتكاب الموظفين لأي عمليات احتيال.
- تسهيل إعداد الضرائب: تُسهل قيود دفتر اليومية تتبع الأرباح والمصروفات خلال فترة مالية محددة، مما يساعد المحاسبين على إعداد التقارير الضريبية بدقة وسهولة، حيث تُعد سجلات دفتر اليومية مصدرًا موثوقًا لهذه المعلومات.
كيفية عمل دفتر اليومية
يتم تسجيل المعاملات في دفتر اليومية وفقًا لنظام القيد المزدوج حسب طبيعة المعاملة ونوع الحسابات ويتم ذلك عن طريق تسجيل معلومات أساسية وتنظيمها في جدول عن طريق الخطوات التالية:
- تحديد طبيعة المعاملة: التعرف على تفاصيل المعاملة ونوعها.
- تحديد الحسابات المتأثرة: يجب أن تتأثر المعاملة بحسابين على الأقل، أحدهما مدين والآخر دائن.
- تصنيف نوع الحسابات: تحديد ما إذا كانت الحسابات أصولًا، التزامات، حسابات دائنة، أو حسابات مدينة.
- تطبيق مبادئ نظام القيد المزدوج: ضمان أن يكون لكل قيد مدين قيد دائن مساوٍ له.
- تسجيل تاريخ المعاملة: توثيق التاريخ الذي تمت فيه العملية.
- كتابة القيد المحاسبي: إدخال جميع المعلومات مع إضافة وصف مختصر لطبيعة المعاملة.
طريقة تسجيل المعاملات المالية في دفتر اليومية في برنامج الأمين
برنامج الأمين يقوم بتسجيل القيود تلقائيًا في دفتر اليومية ويمكن أن نصل إليه من واجهة برنامج الأمين للمحاسبة من تبويب حسابات ومن ثم دفتر اليومية.
دفتر اليومية لا يقتصر فقط على استعراض القيود بل يساعد أيضًا على البحث والفلترة في حال كان هناك أي خطأ بقيمة معينة يمكن استخدام دفتر اليومية للوصول إلى هذا الخطأ
عند الضغط على معاينة يعطي القيود بشكل تقرير كما هو موضح بالصورة:
كل قيد ينفصل عن الآخر بالرقم الأحمر، وأرقام المدينة باللون الأسود، ورقم الدائن يكون باللون الأزرق.
دفتر اليومية في برنامج محاسبي “الأمين” يقدّم لك خدمات أخرى، مثال على ذلك:
- يمكنك البحث عن قيد بمبلغ معين: وذلك عن طريق العودة إلى واجهة دفتر اليومية وخيار شروط المبلغ، عندها يعرض لك خيارات للبحث مثلًا أكبر من، أصغر من، يساوي، بين قيمتين،.. ومن ثم اختيار قائمة تطبيق البحث على المدين أو الدائن أو كليهما.
هذه الميزة كيف استفيد منها؟ عند ظهور النتائج التي تبحث عنها، يمكنك الضغط على القيد والتعديل عليه مباشرة، وفي حال ضغطت مرتين تأخذك للفاتورة التي ولّدت هذا القيد.
الأسئلة الشائعة عن دفتر اليومية
ما الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ
الفرق بين دفتر الأستاذ واليومية يكمن في أن دفتر اليومية يُستخدم لتسجيل العمليات المالية بترتيب زمني عند حدوثها. أما دفتر الأستاذ فهو “الدفتر الرئيسي للحسابات”، يُلخص ويصنف العمليات المسجلة في دفتر اليومية ضمن حسابات محددة.
بالإضافة إلى عدة نقاط مقارنة وهي:
- ترتيب التسجيل: في دفتر اليومية، تُسجل العمليات بشكل زمني متسلسل، بينما في دفتر الأستاذ تُنظم العمليات حسب الحسابات.
- الهيكل: دفتر اليومية يستخدم تنسيقًا أعمديًا يحتوي على تاريخ العملية ووصفها ومبالغ القيد المدين والدائن. في حين أن دفتر الأستاذ يعتمد على تنسيق “T”، بحيث تكون القيود المدينة على جهة والدائنة على الجهة الأخرى.
- الموازنة: دفتر اليومية لا يتطلب الموازنة لأنه يُستخدم للتسجيل فقط، بينما يجب موازنة دفتر الأستاذ بانتظام لضمان تساوي إجمالي المدين والدائن لكل حساب.
ما هي شروط القيد في دفتر اليومية؟
في دفتر اليومية هناك شروط ومعلومات أساسية يجب أن تكون موجودة وهي:
- تاريخ المعاملة: يجب تسجيل التاريخ الذي وقعت فيه المعاملة.
- توثيق المدين والدائن: ضمان توازن القيود بحيث يكون لكل قيد مدين قيد دائن مطابق.
- عناوين الحسابات والوصف: تحديد الحسابات المتعلقة مع إضافة شرح مختصر للمعاملة.
- المراجعة والترحيل الدوري: مراجعة القيود ونقلها بانتظام إلى دفتر الأستاذ.
ما هو الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الجرد؟
دفتر اليومية هو السجل الأساسي لجميع المعاملات المالية للشركة، حيث يتم تسجيلها بترتيب زمني مع تفاصيل كل معاملة. أما دفتر الجرد فهو مخصص لتتبع كميات وتكاليف وحركة البضائع المخزونة فقط، ولا يشمل جميع المعاملات المالية العامة.
وفي الختام، يمكننا القول أن دفتر اليومية هو حجر أساس في تسجيل كافة العمليات المحاسبة، وأول خطوة لتنظيم الشؤون المالية في أي منشأة تجارية.
وبما أن الأمين من أفضل برامج المحاسبة العربية، سيسهّلك عليك تسجيل البيانات والمعاملات المالية، وينسقها بطريقة أبسط أسهل. سواء أكنت تبحث عن برنامج محاسبة لسوبر ماركت أو لمتجر ملابس فإن نظام الأمين المحاسبي هو خيارك الأول.
