تأخر وصول التقارير، تكرار إرسالها يدويًا، ومتابعة كل إدارة للحصول على بياناتها… تحديات يعالجها مركز المشاركة في الأمين ERP من خلال إرسال التقارير وجدولتها تلقائيًا.
تنظم ميزة مركز المشاركة في نظام الأمين 10 إرسال التقارير ولوحات المعلومات وملخصاتها عبر البريد الإلكتروني، الرسائل النصية (SMS)، وWhatsApp، أو تصديرها على هيئة ملفات (مثل PDF)، ومن خلال إنشاء مهام مشاركة يمكن تحديد المحتوى المطلوب والمستلمين، مثل:
- الإدارة المالية: استلام التقارير المحاسبية لمراجعة الأرقام والحسابات.
- الإدارة التنفيذية: الاطلاع على ملخصات التقارير لمتابعة الأداء.
- إدارة المبيعات: متابعة لوحات المعلومات ومؤشرات المبيعات.
تعرف على مركز المشاركة كأحد مزايا برنامج الأمين 10 في السعودية بما يضمن وصول التقارير إلى مستلميها (مثل العملاء، الموردين، الإدارة العليا والمدراء في المنشأة).
شارك لوحات المعلومات وتقارير منشأتك تلقائيًا دون متابعة يدوية
مع برنامج الأمين ERP محاسبي سحابي في السعودية، يمكنك جدولة التقارير ولوحات المعلومات عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية SMS أو الواتساب أو بصيغة PDF.
جدولة التقارير تلقائيًا
إرسال عبر الواتساب والبريد
مستلمون (موردون، عملاء، مدراء) حسب كل إدارةنوع البيانات التي تريد مشاركتها عبر مركز المشاركة في نظام الأمين 10
يمكن مشاركة البيانات في الأمين ERP من خلال إرسال التقارير المحاسبية بمحتواها لمراجعة تفاصيل العمليات (مثل حركة الحسابات)، كما يمكن مشاركة لوحات المعلومات الموجودة على سطح المكتب في صورة تحافظ على ترتيب عناصرها ومظهرها.
يمكن مشاركة بيانات ملخص التقرير بشكل مستقل عن التقرير الكامل، ليطّلع المديرون على النتائج الإجمالية دون الحاجة إلى استلام جميع تفاصيل التقرير.
يمكن تنظيم إرسال التقارير ومتابعة البيانات دوريًا، بالتوازي مع إدارة بقية العمليات التشغيلية للمنشأة عبر خدمات نظام الأمين ERP، مثل المبيعات والمشتريات والمستودعات.
اسحب الجدول جانبياً لعرضه كاملاً ←
| نوع المشاركة | ما الذي يصل إلى المستلم؟ | الاستخدام المناسب |
|---|---|---|
| مشاركة تقرير | التقرير الذي اختاره المستخدم من قائمة التقارير، بمحتواه وبياناته. | عندما يحتاج المستلم إلى مراجعة التقرير نفسه، بما يتضمنه من بيانات وبنود ونتائج، مثل تقرير حركة حساب أو كشف حركة مواد. |
| مشاركة لوحات سطح المكتب | صورة للوحة معلومات واحدة أو عدة لوحات، تحافظ على مظهرها وترتيب عناصرها كما تظهر على سطح المكتب. | عندما يكون المطلوب عرض شكل لوحة المعلومات ومؤشراتها المرئية دون إرسال بياناتها في جدول. |
| مشاركة تفاصيل لوحة سطح المكتب | جدول يتضمن البيانات التي تظهر عند توسيع لوحة المعلومات المختارة داخل البرنامج. | عندما يحتاج المستلم إلى مراجعة القيم والبيانات المعروضة عند توسيع اللوحة، بدل الاكتفاء بصورتها. |
| مشاركة لوحة ملخص تقرير | بيانات ملخص التقرير المضاف إلى سطح المكتب، دون إرفاق التقرير الكامل. | عندما يحتاج المستلم إلى الاطلاع على نتائج الملخص وأرقامه دون استلام جميع بيانات التقرير الأصلي. |
1مشاركة تقرير من قائمة التقارير المحاسبية والمالية في الأمين ERP
يتم اختيار تقرير من قائمة التقارير في الأمين 10، سواء كان مضافًا إلى سطح المكتب على شكل لوحة معلومات أم لم يكن مضافًا، بحيث يمكن للمستخدم ضبط خياراته ومساحات العمل وفق الإعدادات المحددة (مثل ترتيب الأعمدة، فلترة التقرير حسب مركز الكلفة) في نافذة التقرير، ثم اختيار صيغة المشاركة:
- PDF: لعرض التقرير بتنسيق ثابت يسهل الاطلاع عليه وطباعته.
- Excel: لاستعراض البيانات ضمن جداول، وإجراء عمليات المراجعة والتحليل عليها.
مثال
يمكن إعداد التقارير المالية الشهرية للشركات لمتابعة المبيعات أو حركة الحسابات مسبقًا، ثم استخدام المزايا المتقدمة لبرنامج الأمين المحاسبي –مركز المشاركة- لإرسال التقارير إلى الإدارة المالية بصيغة Excel، بما يتيح مراجعة البيانات وتحليلها خلال الفترة المحددة (مثلًا في أسبوعين).
2مشاركة لوحات المعلومات من سطح المكتب
تتيح اختيار لوحة معلومات واحدة أو عدة لوحات لمشاركتها ضمن إجراء واحد على برنامج الأمين 10، وتصل اللوحات إلى المستلم على شكل صورة تطابق مظهرها على سطح المكتب داخل برنامج، كما يمكن التحكم في قياس اللوحة عند التصدير، من خلال اختيار الحجم الافتراضي أو الأصغر أو الأكبر، وتتوفر ثلاثة خيارات لصيغ المشاركة:
من مميزات نظام الأمين للمحاسبة والمستودعات في السعودية مشاركة لوحات مؤشرات الأداء المالي والتشغيلي مع الإدارة، مثل مؤشرات المبيعات، أرصدة الحسابات، حركة المخزون، بما يتيح للمسؤولين متابعة النتائج ومراجعة المؤشرات الرئيسية ضمن عرض بصري يحافظ على تنسيق اللوحات وترتيب بياناتها.
3مشاركة تفاصيل لوحة سطح المكتب
يمكن مشاركة تفاصيل لوحات المعلومات (مثل المبيعات) الموجودة على سطح المكتب، بحيث تظهر للمستلم في شكل جدول يتضمن البيانات التي يمكن الاطلاع عليها عند توسيع اللوحة داخل برنامج الأمين المحاسبي، وتتوفر للمشاركة صيغ PDF وWord وHTML.
تتحدد طبيعة البيانات التي تظهر في الجدول وفق المؤشرات التي تتضمنها كل لوحة معلومات، ومن أمثلتها:
لوحة المبيعات: بيانات المبيعات بعد التوسيع، مثل قيم المبيعات أو توزيعها حسب الفترة.
لوحة المخزون: بيانات الأصناف والكميات الظاهرة ضمن اللوحة.
لوحة أرصدة الحسابات: أرصدة الحسابات التي تعرضها اللوحة في شكل جدول.
4مشاركة ملخص تقرير في الأمين 10
تتم مشاركة بيانات ملخصات التقارير في برنامج الأمين 10 الموجودة على سطح المكتب، دون الحاجة إلى مشاركة التقرير الكامل، ويتطلب استخدامها أن يكون ملخص التقرير مضافًا مسبقًا إلى سطح المكتب، ثم يختاره المستخدم عند إعداد مهمة المشاركة.
تناسب هذه الطريقة المديرين الذين يحتاجون إلى متابعة النتائج الإجمالية ومراجعة الأرقام الرئيسية بسرعة، مثل إجمالي المبيعات أو أرصدة الحسابات، دون الاطلاع على جميع تفاصيل التقرير، ويمكن تصدير الملخص بإحدى الصيغ التالية: PDF وWord وHTML.
ما متطلبات استخدام مركز المشاركة في نظام الأمين 10؟
تتطلب استخدام ميزة مركز المشاركة في برنامج الأمين 10 إعداد وسيلة الإرسال من خلال ربطه مع حساب البريد الإلكتروني حسب مزود الخدمة (مثل Gmail)، أو الاشتراك بخدمة SMS وإدخال بيانات بوابة الإرسال (مثل عنوان بوابة الإرسال)، أو إعداد الربط مع أحد مزودي WhatsApp (مثل واتساب للأعمال)، كما يجب تسجيل رقم هاتف المستلم في بطاقة الزبون أو المورد عند استخدام الرسائل النصية.
ربط البريد الإلكتروني ببرنامج الأمين 10
لإعداد البريد الإلكتروني في برنامج الأمين 10، ينتقل المستخدم إلى نافذة «خيارات البرنامج»، ثم يفتح تبويب «ربط» ويتم إتمام الربط تسجيل الدخول إلى حساب البريد المستخدم في إرسال التقارير بعد اختيار مزود خدمة البريد الإلكتروني المناسب:
Microsoft Accountحساب Microsoft.
Gmailبريد Google.
Office 365بريد Microsoft 365 للأعمال.
Yahooبريد Yahoo.
Otherمزود آخر، مع إدخال بيانات خادم البريد يدويًا.
بعد ضبط إعدادات المشاركة عبر البريد الإلكتروني في الأمين ERP، يمكن اختبار الاتصال بإدخال عنوان بريد إلكتروني في حقل «إرسال اختبار إلى» والتحقق من وصول رسالة الاختبار.
إعداد خدمة الرسائل النصية SMS
لإرسال التقارير والتنبيهات عبر الرسائل النصية من مركز المشاركة في برنامج الأمين 10، يجب الاشتراك في خدمة الرسائل القصيرة لدى مزود الخدمة (مثل موبايلي)، ثم إدخال بيانات الربط التي يوفرها ضمن إعدادات الرسائل القصيرة في نافذة «خيارات البرنامج»، وتشمل بيانات الربط:
عند ضبط إعدادات المشاركة عبر الرسائل القصيرة يجب تسجيل رقم هاتف المستلم في بطاقة الزبون أو المورد حتى يتمكن برنامج الأمين ERP من توجيه الرسالة إلى الرقم الصحيح.
ربط تطبيق WhatsApp مع نظام الأمين 10
يتطلب إرسال التقارير عبر WhatsApp من مركز المشاركة في نظام الأمين 10 إعداد الربط مع خدمة المراسلة، وذلك باختيار أحد مزودي الخدمة المتاحين:
WhatsApp for Business
يتطلب إدخال معرّفات التطبيق (App ID)، الحساب (Account ID)، رقم الهاتف (Phone Number ID)، ومفتاح الوصول (Access Token)، بالإضافة إلى (Report Template)
WhatsApp by Endless Data
يعتمد على عنوان الخدمة ومفتاح API الذي يحصل عليه المستخدم بعد إنشاء حساب لدى المنصة واستخراجه من قسم Profile.
بعد استكمال إعدادات المشاركة عبر تطبيق WhatsApp، يمكن اختيار WhatsApp وسيلةً لمشاركة التقارير وتحديد المستلمين عند إنشاء مهمة المشاركة.
كيف تنشئ مهمة في مركز المشاركة في نظام الأمين ERP؟
لإنشاء مهمة جديدة في مركز المشاركة بنظام الأمين 10، افتح المركز من الشريط الجانبي للواجهة الرئيسية، واختر نوع المشاركة المناسب (مثل مشاركة تقرير أو لوحة معلومات)، ثم حدد التقرير أو لوحة المعلومات المراد إرسالها واسم المهمة.
اختر وسيلة المشاركة (مثل واتساب أو رسالة قصيرة) وحدد المستلمين، واضبط صيغة الملف وخيارات التصدير المتاحة (مثل إكسل أو PDF)، ثم حدد موعد الإرسال ودوريته (يومي، أسبوعي) لحفظ المهمة ضمن قائمة مهام المشاركة وإدارتها لاحقًا.
1الوصول إلى مركز المشاركة في الأمين واختيار نوع المهمة: مشاركة تقرير أو لوحة معلومات؟
يمكن فتح مركز المشاركة في الأمين من الشريط الجانبي للواجهة الرئيسية في البرنامج، حيث تظهر في نافذة مركز المشاركة خيارات إضافة المهمة الجديدة، ويعتمد توفر أنواع المشاركة على المحتويات المضافة إلى سطح المكتب:
عند عدم وجود لوحات معلومات أو ملخصات تقارير، يتوفر خيار مشاركة تقرير.
عند إضافة لوحات معلومات، تظهر خيارات مشاركة اللوحات ومشاركة تفاصيلها.
عند إضافة لوحة ملخص تقرير، يظهر خيار مشاركتها.
إذا كانت هناك مهام سابقة، يمكن الوصول إلى أنواع المشاركة من تبويب «مهمة جديدة» في الشريط الرئيسي للنافذة.
2اختيار التقرير أو لوحة المعلومات وتسمية مهمة المشاركة
يتيح مركز المشاركة في نظام الأمين 10 تحديد المحتوى المراد إرساله (التقرير أو لوحة المعلومات أو ملخص التقرير) وفق نوع المشاركة المختار، كما يمكن تسمية مهمة المشاركة باسم يوضح محتواها ويسهّل العثور عليها عند مراجعة المهام وتعديل إعداداتها لاحقًا، مثل «تقرير المبيعات الشهري».
تختلف طريقة تحديد المحتوى المرادإرساله باختلاف المهمة:
مشاركة التقرير
اختيار تقرير واحد من قائمة تقارير البرنامج.
مشاركة لوحات سطح المكتب
تحديد لوحة واحدة أو عدة لوحات.
مشاركة تفاصيل لوحة سطح المكتب
اختيار لوحة واحدة.
مشاركة ملخص التقرير
اختيار لوحة ملخص التقرير الموجودة على سطح المكتب.
إذا تُرك حقل اسم المهمة فارغًا، ينشئ الأمين اسمًا تلقائيًا استنادًا إلى التقرير أو لوحة المعلومات المحددة. أما عند اختيار عدة لوحات معلومات ضمن مهمة واحدة، فيجب إدخال اسم للمهمة يدويًا.
3تحديد وسيلة المشاركة والمستلمين
يتيح مركز المشاركة في نظام الأمين 10 إرسال التقارير ولوحات المعلومات وملخصاتها عبر أربع وسائل (البريد الإلكتروني، SMS، واتساب، ملف)، كما ينبغي مراجعة عنوان البريد أو رقم الهاتف المستخدم في الإرسال قبل اعتماد أي مهمة، والتأكد من أن بيانات بطاقة الزبون أو المورد محدثة عند استخدام SMS أو WhatsApp، ويختلف تحديد المستلم بحسب الوسيلة المختارة:
-
البريد الإلكتروني
يختار المستخدم «بريد إلكتروني»، ثم يُدخل عنوان البريد الإلكتروني للمستلم في حقل «المستلمون».
-
الرسائل النصية SMS
يختار «رسالة قصيرة»، ويعتمد البرنامج على رقم الهاتف المسجل في بطاقة الزبون أو المورد لإرسال المحتوى إليه، بعد إعداد خدمة الرسائل وربطها بالبرنامج.
-
WhatsApp
يختار «WhatsApp» بعد استكمال الربط مع مزود الخدمة. وعند مشاركة البيانات مع عميل، يستخدم البرنامج رقم التواصل في بطاقة الزبون أو المورد.
-
مشاركة ملف
يختار «مشاركة ملف» لإخراج المحتوى المحدد كملف، دون إرساله إلى عنوان بريد إلكتروني أو رقم هاتف. وتُحدد صيغة الملف وفق نوع المهمة (PDF وWord وHTML)
4تخصيص إعدادات تصدير لوحات المعلومات في نظام الأمين 10
يتيح مركز المشاركة في نظام الأمين 10 ضبط تنسيق ملفات لوحات المعلومات قبل إرسالها، من خلال نافذة «خيارات» التي تضم تبويبي «صفحة» و«تخطيط»، وتختلف الإعدادات المتاحة بحسب التبويب:
إعدادات الصفحة
تتحكم إعدادات الصفحة في أبعاد صفحة الملف وطريقة عرضها عند مشاركة لوحة المعلومات بصيغة PDF أو Word، وتشمل:
حجم الورق: اختيار مقاس جاهز مثل A4 أو A3 أو Legal، أو تحديد قياسات مخصصة من خلال إدخال الطول والعرض.
اتجاه الصفحة: اختيار الاتجاه العمودي أو الأفقي.
الهوامش: ضبط المسافات المحيطة بمحتوى الصفحة.
إعدادات التخطيط
تساعد إعدادات التخطيط على التحكم في موضع اللوحة وتنسيق البيانات التي يتضمنها الملف المصدّر، بما يتناسب مع طريقة عرضها ومراجعتها لدى المستلم، ويضم تبويب مجموعتين من الخيارات:
خيارات اللوحة: التوسيط الأفقي والتوسيط العمودي لضبط موضع اللوحة في الملف.
خيارات التقارير: تكرار البيانات الرئيسية، تجميع البيانات الرئيسية، تصدير التنسيق الشرطي، وتصدير كافة البيانات.
5تحديد موعد تنفيذ المهمة
يتيح مركز المشاركة جدولة المهام بحيث يتم تنفيذها في أوقات محددة (مثل يوم، أسبوع)، مع إمكانية اختيار نمط تكرار (مثل تكرار المهمة يوميًا) يناسب دورية التقرير أو البيانات المطلوب إرسالها، مثلًا يمكن إعداد مهمة لإرسال تقرير المبيعات إلى الإدارة المالية أسبوعيًا في يوم ووقت محددين، بدل إنشاء طلب مشاركة جديد عند كل موعد.
يمكن تحديد وقت التنفيذ بالساعات والدقائق، ثم اختيار نمط التكرار:
يومي
لتكرار المهمة يوميًا.
أسبوعي
لتحديد يوم من أيام الأسبوع وعدد الأسابيع بين عمليات التنفيذ.
شهري
لجدولة المهمة وفق نمط تكرار شهري.
سنوي
لتحديد نمط تكرار سنوي.
وبعد استكمال الحقول المطلوبة، يتم تأكيد المهمة بالضغط على زر «موافق». ويعرض البرنامج تنبيهًا عند ترك حقل إلزامي دون تعبئة.
كيف تدير مهام المشاركة في برنامج الأمين 10 بعد إنشائها؟
تشمل إدارة مهام المشاركة في برنامج الأمين 10 (مثل تعديل المهام، حذفها، تفعيلها) كما يمكنك البحث عن المهام وتجميعها حسب نوعها (مثل مشاركة تقارير، مشاركة لوحة معلومات)، وتنظيم عرضها على شكل لوحات أو ضمن جدول تفصيلي، لتسهيل مراجعتها والتحكم بها من نافذة مركز المشاركة.تعديل المهام وتفعيلها وإيقافها
يمكن استخدام أدوات الشريط الرئيسي في مركز المشاركة ببرنامج الأمين 10 لإجراء التعديلات المطلوبة بعد تحديد مهمة واحدة أو عدة مهام وتشمل:
تعديل المهمة: فتح إعداداتها مجددًا وتغيير البيانات المحددة.
حذف المهمة: إزالة المهمة من القائمة.
تفعيل المهمة: جعلها نشطة وفق إعدادات التنفيذ والجدولة.
إلغاء تفعيل المهمة: تعطيلها دون الحاجة إلى حذفها.
تنفيذ المهمة يدويًا: تشغيلها دون انتظار موعد الجدولة المحدد.
إيقاف التنفيذ: إيقاف تنفيذ المهمة المحددة.
يجب التمييز بين هذه الأوامر عند إدارة المهام الدورية، فإلغاء التفعيل يعطل المهمة، أمّا التنفيذ اليدوي فيسمح بتشغيلها مباشرة، بينما يُستخدم أمر الإيقاف لإيقاف المهمة الجاري تنفيذها.
البحث عن المهام وتجميعها وتنظيم عرضها
يمكن استخدام أدوات البحث والتجميع لتسهيل الوصول إلى مهام المشاركة المطلوبة في برنامج الأمين المحاسبي، حيث يوفر مركز المشاركة:
مؤشر البحث: للبحث ضمن المهام المسجلة.
حقل التجميع: لتنظيم المهام بحسب الخيارات المتاحة، ومنها نوع المهمة.
خيارات التحديد: تحديد الكل أو عكس التحديد أو إلغاء التحديد.
كما يمكن عرض المهام بطريقتين:
عرض اللوحة
يظهر المهام على شكل لوحات متجاورة، وهو العرض الافتراضي.
عرض التفاصيل
يعرض بيانات المهام ضمن جدول تفصيلي.
وتساعد هذه الأدوات على تنظيم قائمة المهام ومراجعة بياناتها والتحكم بعدد من العناصر ضمن النافذة نفسها.
أمثلة تطبيقية على استخدام مركز المشاركة حسب احتياجات الإدارات
تختلف طريقة استخدام مركز المشاركة باختلاف المسؤوليات والبيانات التي تحتاج إليها كل إدارة. وفيما يلي ثلاثة سيناريوهات توضيحية:
الإدارة المالية ومراجعة المبيعات:
إذا احتاجت الإدارة المالية إلى مراجعة تفاصيل المبيعات خلال فترة محددة، يمكن إعداد مهمة مشاركة تقرير بصيغة Excel، مع تحديد خيارات التقرير ومساحة العمل المناسبة.
إدارة المبيعات ومتابعة المؤشرات:
عندما يحتاج مدير المبيعات إلى الاطلاع على مؤشرات الأداء المعروضة في سطح المكتب، يمكن مشاركة لوحة المعلومات بصورة مرئية. أما إذا احتاج إلى مراجعة بيانات إحدى اللوحات في جدول، فيمكن اختيار مشاركة تفاصيلها.
الإدارة التنفيذية ومتابعة النتائج:
عندما يكون المطلوب الاطلاع على ملخص النتائج دون مراجعة جميع البيانات التفصيلية، يمكن مشاركة لوحة ملخص التقرير وإرسالها بصيغة PDF أو Word.
هذه أمثلة على توظيف الوظائف المتاحة بحسب احتياج كل إدارة، أما التقارير والمؤشرات المستخدمة فعليًا فتعتمد على ما هو متوفر ومُعدّ داخل ملف المنشأة.
مع الأمين 10: تنظيم مشاركة البيانات وفق احتياجات العمل
تساعد ميزة مركز المشاركة في نظام الأمين 10 على تنظيم إرسال البيانات والتقارير من خلال مهام يمكن تخصيص محتواها ووسيلة مشاركتها وموعد تنفيذها. وتبدأ الاستفادة منها بـ:
- اختيار نوع المشاركة وفق مستوى التفاصيل الذي تحتاج إليه الجهة المستفيدة
- ضبط إعدادات الإرسال والجدولة ومراجعة المهام دوريًا.
عندما تُنظّم هذه المهام، يصبح الوصول إلى التقارير والبيانات أكثر اتساقًا مع سير العمل، وتقل الحاجة إلى إعداد عمليات مشاركة متكررة يدويًا.
هل تحتاج منشأتك إلى إدارة أكثر تنظيمًا للبيانات والعمليات المحاسبية؟
تعرّف على إمكانات برنامج الأمين ERP 10 والأدوات التي يوفرها لإدارة التقارير والعمليات ومتابعة أعمال المنشأة.
