أفضل برنامج فوترة الكترونية لإدارة مبيعاتك بسهولة

تخلّص من الفواتير الورقية التقليدية ومشاكلها نهائيًا! وابدأ باستخدام أفضل برنامج فوترة الكترونية تحقق لك الكفاءة العالية والتطوّر لعملك.

الفواتير التقليدية أصبحت موضة قديمة استخدم بدلًا منها الفاتورة الالكترونية حيث توفر لك:

✅ الدقة ✅ السرعة ✅ المرونة

كما أنها تعزز الدقة في إدارة الفواتير والمدفوعات، تابع معنا لتتعرف أكثر على هذه البرامج وأهميتها في تسيير أعمالك.

ما هو برنامج إدارة الفاتورة الالكتروني في السعودية؟

الفوترة الإلكترونية هو تطبيق يقوم بعملية إصدار وإرسال واستلام الفواتير وسدادها إلكترونيًا بدلاً من استخدام الفواتير الورقية التقليدية، وذلك بهدف تحسين كفاءة العمليات التجارية ودقة الفواتير والتقليل من الأخطاء البشرية. 

تعتمد هذه العملية على برامج محاسبية متطورة أو أنظمة ERP تخطيط موارد المؤسسات لإنشاء الفواتير وإرسالها إلى العملاء عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو بوابات إلكترونية، بالإضافة إلى ربط الفواتير مع النظام المحاسبي. 

ويعد نظام إدارة الفاتورة الالكتروني نظام مهم جدًا للشركات وذلك لأنه يتمتع بعدة مزايا تسهّل العمل مثل:

• تحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل التكاليف الإدارية. 
• تختصر الوقت والجهد اللازمين لإدارة الفواتير الورقية. 
• تسهم في زيادة دقة البيانات وتقليل الأخطاء البشرية من خلال التحقق الآلي. 
• توفر مرونة للعملاء لإتمام المدفوعات في أي وقت يناسبهم. 
• تعزز الفوترة الإلكترونية سرعة التحصيل وتحسن تدفق السيولة المالية للشركات.

ستحصل على كافة هذه الميزات في نظامك بالإضافة إلى تحصيل الكثير من الفوائد وذلك في حالة أحسنت اختيار نظام الفاتورة الالكترونية الجيد والمناسب لعملك بحيث يكون:

1. سهل الاستخدام ويحمل واجهة عمل بسيطة.
2. يتكامل مع كافة أنظمة النظام المحاسبي.
3. يستطيع أن يقدم لك تقارير دقيقة.
4. متوافق مع اللوائح الضريبية وهيئة الزكاة والضريبة في السعودية.

يعد برنامج الامين من أكفأ برامج الفاتورة الالكترونية في جدة، حيث أنه يجمع بين كافة المميزات التي يجب أن تتوفر في نظام الفوترة مثل الوصول السحابي والأمان العالي والتكامل مع الأنظمة المحاسبية الأخرى مثل (نقاط البيع POS ونظام الأصول والطلبيات والتوزيع وغيرها..)

كيف تختار أفضل برنامج فوترة الكترونية

لاختيار أفضل برنامج فوترة إلكتروني، يجب مراعاة متطلبات العمل مثل سهولة الاستخدام، الأمان، قابلية تخصيص الفواتير، التكامل مع الأنظمة الأخرى، ودعم التقارير والتحليل.

إليك الخطوات الصحيحة لاختيار نظام فوترة الكتروني مع الأخذ بعين الاعتبار المتطلبات الأساسية التي يجب أن تتوفر في برنامج الفوترة الالكتروني:

1- سهولة الاستخدام

يعد اختيار برنامج ذو واجهة مستخدم بسيطة ومباشرة عامل حاسم ومهم جدًا، خاصةً للشركات التي تضم موظفين بمستويات متفأوتة من الكفاءة التقنية، بحيث يتمكن المستخدمون من تعلم النظام بسرعة دون الحاجة إلى تدريب مكثف.

كما أن وجود مخططات ورسوم بيانية مدمجة لعرض البيانات بشكل واضح يساعد الموظفين على فهم حالة الفواتير بسهولة، مما يقلل من الوقت اللازم لمعالجة الفواتير.

2- قابلية التخصيص

تتيح البرامج القابلة للتخصيص تعديل النظام بما يتناسب مع احتياجات العمل. تشمل هذه التخصيصات إعدادات العمليات المختلفة، مثل تخصيص قوالب الفواتير، وإضافة الحقول المخصصة، وإنشاء تقارير خاصة.

على سبيل المثال في برنامج الأمين للمحاسبة يوفر العديد من إمكانيات التخصيص مثل:

• تثبيت قيم افتراضية.
• أنماط فواتير مرنة عن طريق إنشاء قوالب مختلفة.
• حسابات الأبعاد؛ يمكن استخدامها في تحديد معايير إضافية للتصنيف.
• مسودات الفواتير؛ تتيح التحكم في تدفق العمل.

3- التكامل مع الأنظمة الأخرى

التكامل مع أنظمة المحاسبة أو الأنظمة الأخرى مثل تخطيط الموارد المؤسسية (ERP) أمر ضروري لضمان إدارة البيانات بسهولة عبر الأقسام المختلفة.

يساهم التكامل في تقليل الأخطاء الناتجة عن إدخال البيانات يدويًا وتحسين دقة العمليات المالية، مثل المزامنة مع برامج المحاسبة أو الأدوات الأخرى مثل نظام نقاط البيع أو أنظمة الطلبيات والتوزيع.

4- إمكانية التحليل وإصدار التقارير

تتيح البرامج المتقدمة الوصول إلى تقارير دقيقة في الوقت الفعلي حول الفواتير، مثل حالة الفواتير (مدفوعة، متأخرة)، والمصروفات، وعلاقات الموردين.

تساعد هذه القوائم المالية المديرين في اتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة، مثل تحديد الموردين الأكثر فعالية أو معالجة مشكلات الدفعات المتأخرة.

5- التكلفة والعائد على الاستثمار

مقارنة التكلفة الأولية للبرنامج بالعوائد المحتملة من حيث توفير الوقت، تقليل الأخطاء، وتحسين تدفق السيولة يساعد على اختيار الحل الأمثل.

ولكن بشكل عام يعد برنامج الأمين الأفضل والأقل تكلفة كما أنه يتيح لك نسخة تجريبية مجانية تستطيع تجربتها لمعرفة فيما إذا كان النظام المتوافق مع عملك أم لا.

اطلع على باقات الأسعار لبرنامج الأمين.

6- الدعم الفني والمساندة

يجب اختيار برنامج يقدّم دعم فني موثوق لضمان معالجة أي مشكلات قد تحصل خلال استخدام النظام، وكما هو شائع يجب أن يشمل البرنامج خدمات الدعم الفني التالية:

• المساعدة أثناء التثبيت.
• زيارة الشركة بعد فترة للتأكد من عمله بطريقة ميسرة.
• توفير موارد تعليمية أو مثل دليل استخدام وفيديوهات تعليمية.

7- التوافق مع اللوائح الضريبية

برامج الفوترة الإلكترونية يجب أن تتوافق مع اللوائح الضريبية والتنظيمية للدولة، مثل إضافة الضرائب بشكل تلقائي والربط مع الهيئات المختصة حيث يساهم في تسهيل إدارة الضرائب والحد من التهرّب الضريبي بالإضافة إلى معرفة مقدار الضرائب المستحقة وكيفية سدادها بسهولة.

يمكن الاستفادة من هذه الميزة ضمن برامج نقاط البيع لسوبر ماركت مثلًا أو في أي متجر للبيع بالتجزئة، حيث أنه سيساعد جدًا على تنظيم العمليات المالية وترتيبها.

شروط ومتطلبات هيئة الزكاة في برامج الفوترة الإلكترونية

لتطبيق الفوترة الإلكترونية يجب على البرامج أن تتوافق مع الشروط التي حددتها هيئة الزكاة والضرائب في المملكة العربية السعودية مثل التوافق مع الأنظمة التقنية والاحتفاظ بالسجلات المالية وإصدار الفواتير بالشكل المطلوب.

لنذكر تفاصيل هذه المتطلبات أكثر:

• التوافق مع الأنظمة التقنية: يجب أن تكون البرامج قادرة على إصدار الفواتير إلكترونيًا، بما يتماشى مع الأنظمة المعتمدة وتعليمات هيئة الزكاة.
• الاحتفاظ بالسجلات المالية: يجب على الشركات تخزين الفواتير الإلكترونية بطريقة تضمن سهولة الوصول إليها من قبل الهيئة، مع الالتزام بمعايير الأمان المطلوبة.
• إصدار الفواتير بالشكل المطلوب: يجب إصدار الفواتير بالصيغة المحددة، والتي يجب أن تتضمن جميع الحقول المطلوبة مثل معلومات البائع والمشتري، وتاريخ الإصدار، والرقم التسلسلي.

يعد الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة أمرًا في بالغ الأهمية لتجنب العقوبات والغرامات المحتملة​. فضلاً عن ذلك، تساهم هذه المتطلبات في تقليل احتمالية التلاعب في الفواتير وتعزيز الشفافية في العمليات التجارية، مما يحسن العلاقات التجارية ويساهم في تحقيق النجاح المالي للشركات.

5 مميزات يجب أن تتوفر في نظام الفوترة الالكترونية

برنامج الفوترة الإلكترونية المثالي يجب أن يوفر وصولًا سحابيًا للتعأون الفوري، واجهة سهلة الاستخدام، خيارات تخصيص مرنة، أمانًا عاليًا لحماية البيانات، وتكاملًا مع الأنظمة الأخرى لضمان كفاءة العمليات ودقتها.

الوصول السحابي (Cloud-based Accessibility): يجب أن يوفر النظام إمكانية الوصول السحابي لتمكين الفرق من التعأون في الوقت الفعلي، بغض النظر عن مواقعهم. هذا يعزز الكفاءة ويقلل من التأخير المرتبط بالتخزين المحلي للفواتير​.

واجهة سهلة الاستخدام (User-friendly Interface): واجهة المستخدم السهلة تسهل التعلم والتنقل داخل النظام دون الحاجة إلى تدريب مكثف، مما يعزز سرعة التبني ويقلل من الأخطاء في العمليات​.

خيارات التخصيص (Customization Options): يجب أن يدعم النظام تخصيص الفواتير لتلبية احتياجات العمل المختلفة، مثل إعداد قوالب مخصصة وتخصيص الحقول وإعداد تقارير فريدة​.

الأمان العالي (High-level Security): ينبغي أن يحتوي النظام على ميزات أمان قوية، مثل المصادقة متعددة العوامل والامتثال للمعايير العالمية مثل GDPR، لحماية البيانات المالية والحساسة للشركة​.

التكامل مع الأنظمة الأخرى (Robust Integrations): تكامل النظام مع أنظمة المحاسبة وإدارة الموارد المؤسسية (ERP) يوفر انتقال البيانات بسلاسة بين الأقسام، مما يعزز الدقة والكفاءة في الإدارة المالية​.

تعرّف على أفضل برنامج حسابات مصانع يجمع بين كافة مزايا النظام المحاسبي المتكامل.

أفضل برنامج لإدارة الفاتورة الالكترونية

يعد برنامج الأمين أفضل برنامج فوترة الكتروني في السعودية، كما انه تم اعتماده من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويتميز بتقديم واجهات سهلة الاستخدام وربط مباشر مع البوابة الالكترونية للهيئة.

ويتميز برنامج الفوترة في الأمين بـ:

• الامتثال الضريبي: يتم تصميم البرنامج لتلبية جميع متطلبات المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية كما تحددها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
• الأمان والموثوقية: يتضمن حلولًا متقدمة لضمان سلامة البيانات وسرية المعلومات التي يتم التعامل بها
• التقارير والتحليلات: يقدم البرنامج تقارير شاملة تسمح للمستخدمين بمتابعة الفواتير والإقرار الضريبي، مما يسهل عملية المراجعة والالتزام.

اسئلة شائعة عن الفوترة في برنامج الامين:

ما هي ميزة الفوترة الإلكترونية ومسودات الفواتير؟

عند تفعيل الفوترة الإلكترونية، يتم منع تعديل الفواتير، مع إمكانية إنشاء مسودة قابلة للتعديل أو الحذف.

بينما المسودة يمكن اعتمادها بسهولة وتحويلها إلى فاتورة معتمدة، كما يمكن حجز مسودة لمواد معينة وتحويلها إلى فاتورة معتمدة عند الاستلام والدفع.

هل يمكن إنشاء أنماط فواتير مختلفة؟

نعم، يمكن لنظام الامين للمحاسبة إنشاء أنماط فواتير مرنة، مثل نمط عرض سعر لا يؤثر محاسبيًا أو على المستودعات، أو نمط يؤثر على الحسابات فقط.

هل يدعم النظام إصدار الفواتير بعملات متعددة؟

نعم، يمكن لبرنامج الأمين للمحاسبة إصدار الفواتير بعملة إضافية مثل الدولار أو اليورو، وسيتم احتساب التعادل تلقائيًا.

ما هو أفضل برنامج فوترة الكترونية للشركات الصغيرة؟

أفضل برنامج فاتورة الكتروني للشركات الصغيرة هو الأمين حيث أنه ينظّم الفواتير ويضيفها مع ترقيم لكل فاتورة للرقابة والتأكد من عدم وجود أخطاء، بالإضافة إلى أن الأمين يعتبر برنامج بسيط ذو واجهة بسيطة سهلة التعلّم والاستخدام.

في النهاية، تلعب برامج الفوترة الإلكترونية دورًا مهمًا في تعزيز الكفاءة التشغيلية وتحسين إدارة الأعمال. من خلال اختيار البرنامج المناسب لاحتياجات عملك، يمكنك الاستفادة من مزايا عديدة مثل تقليل الأخطاء، تسريع العمليات، وضمان الامتثال للوائح الضريبية. 

يعد برنامج “الأمين” مثالًا ممتازًا يجمع بين السهولة في الاستخدام، الأمان، والتكامل مع الأنظمة الأخرى. اعتمد على الفوترة الإلكترونية لتحقيق نجاح مستدام في عملك وتبسيط عملياتك اليومية.