كيفية تفعيل الفوترة الالكترونية في برنامج المحاسبة السعودي

3 خطوات فقط تخلّصك من الفواتير الورقية ومشاكل الطباعة والبريد عدا عن توفير مبالغ كبيرة من المال! هذه الخطوات هي خطوات تفعيل الفوترة الالكترونية:

1. تفعيل نظام الضرائب السعودي.
2. تفعيل نظام الفاتورة الالكتروني في برنامج محاسبي جاهز.
3. إكمال إعدادات الفوترة الالكترونية.

بعد تطبيق هذه الخطوات ستحصل على برنامج فاتورة الكتروني في السعودية متكامل مع كافة الأنظمة المحاسبية يمكن من خلاله إنشاء الفواتير الالكترونية الضريبية وغيرها بسهولة.

خطوات تفعيل الفوترة الالكتروني في برنامج الأمين للمحاسبة

لتفعيل نظام الفاتورة الالكتروني في برنامج محاسبة الأمين لا بد من تفعيل نظام الضرائب الخاص بالمملكة العربية السعودية ومن ثم تفعيل الفوترة الالكترونية، وذلك من خلال القائمة الرئيسية في برنامج الامين من نافذة أدوات ومن ثم نظام الضرائب، تظهر قائمة بعدها في نهايتها مكتوب نظام الفوترة الالكترونية.

بعد تفعيل النظام الضريبي اتبع هذه الخطوات لتفعيل الفاتورة الالكترونية في برنامج الأمين.

عندما نضغط على تفعيل الفاتورة الالكترونية كما في الصورة أعلاه تظهر لنا هذه الواجهة:

1- تفعيل نظام الفاتورة الالكترونية

نظام الفوترة الالكترونية وهو نظام محاسبي متكامل خاص بالضرائب، وفي هذه الواجهة التي تظهر لك كما في الصورة أعلاه يتم تحديد:

✅ تأجيل معالجة الفواتير إلى تاريخ:

يمكنك تأجيل تفعيل نظام الفاتورة الالكترونية ليكون تفعيل تلقائي في تاريخ محدد وذلك عن طريق تفعيل خيار التأجيل واختيار التاريخ المناسب لك.

✅ البلدان والمدن:

في حال تم تفعيل أو اختيار إنشاء بطاقات البلدان والمدن في المملكة العربية السعودية سوف يتم إضافتها في العنأوين الخاصة ببطاقة العملاء والموردين.

وفي حال كان يوجد بيانات للمدن في المملكة مسبقًا سوف يتم تكرار البيانات وبالتالي لا يفضّل تفعيله في حال كان مستخدم من قبل.

✅المصطلحات:

هنا سوف يتم تفعيل المصطلحات الخاصة بالمملكة العربية السعودية المخصصة لنظام الفاتورة الالكترونية.

بعدها نضغط على زر موافق وتظهر رسالة تأكيد تفعيل نظام الضرائب حسب نظام الفاتورة الالكترونية نضغط على نعم

2- قراءة تحذيرات تفعيل نظام الفاتورة الالكترونية السعودي

تظهر لك رسالة يجب قراءة بياناتها جيدًا وهي متطلبات في نظام الفوترة الالكترونية هذه الرسالة هي:

ملاحظة:

بعد تفعيل نظام إدارة الفوترة الالكترونية لن يكون هناك أي تعديل لفاتورة المبيعات أو مرتجع المبيعات أو حتى حذفها.

وفي حال كان هناك خطأ في الفاتورة يتم عمل مرتجع مبيعات وإصدار فاتورة بديلة. 

ولكن لأن الأمين دائما يسعى لإيجاد الحلول تم تحديث هذا النظام ليصبح كالتالي:

من أجل راحة العميل تم إنشاء آلية عمل مسودة فاتورة، وهي فاتورة في مرحلة التجهيز لا تولّد قيد ولا ترحّل إلى المستودعات حيث يمكن تعديلها أو حذفها في حال لم تتم البيعة أو في حال أصبح هناك خطأ ما.

وفي حال تمت البيعة يمكنك اعتمادها بكل بساطة وتحويلها إلى فاتورة معتمدة.

3- إعدادات الفاتورة الالكترونية

بعد الضغط على موافق من مرحلة رسائل التأكيد والتحذيرات ننتقل إلى إعدادات الفاتورة الالكترونية والتي تظهر مباشرة بالشكل التالي:

هناك  إعدادات ترقيم الفاتورة، والمقصود بها رقم الفاتورة الصادر لأنه سوف يكون هناك رقم فريد لا يتكرر للمؤسسة لكل فاتورة وفي جميع المؤسسات.

في بداية الإعدادات لدينا: 

✅تنسيق الرقم التسلسلي للفاتورة الالكترونية:

في حال عدم تفعيله سوف يتم افتراض رقم تسلسلي لكل الأنماط ولكل الفواتير، فيجب تفعيل هذا الخيار.

ومن ضمنه يوجد أيضًا خيار:

✅تنسيق الجزء الرقمي للرقم التسلسلي بعدد خانات محدد:

هنا يتم تحديد عدد الخانات لرقم الفاتورة، مثلًا هل الفاتورة تحتاج أن يكون لها 6 أرقام (خانات) للتسلسل كما في حالة فواتير السوبر ماركت التي تتجأوز قيمتها الـ 100 ألف.

وبالتالي يتم تحديد عدد الخانات ما بين 6 إلى 10 خانات لتسلسل الفاتورة.

✅ استخدام رموز تنسيق الرقم التسلسلي (بما لا يزيد عن 5 محارف):

يتم اختياره في حال لدي فروع أو لدي عدة ملفات استخدمها أو أنماط أريد التمييز فيما بينها من رقم الفاتورة.

نضغط على الرموز المستخدمة وتظهر لنا واجهة لتحديد عدد خانات الرموز التي ترغب باستخدامها في عملية ترقيم الفواتير الالكترونية وهذه هي الخيارات التي يمكنك تعيين عدد الخانات لكل منها بحيث لا يتجأوز المجموع 5 خانات:

• الملف.
• الفروع.
• أنماط الفواتير.
• أنواع الفواتير.
• الأجهزة الخارجية.
• السنة (عادة يتم اختيار بها خانتين).

✅ الملف:

وهو لتمييز رقم الملف الخاص بالفرع الأول عن الفرع الثاني مثلًا.

✅أنماط الفواتير:

وهنا لدينا نمطين فقط المبيعات ومرتجع مبيعات، نحدد لكل منهم رمز مثلًا الأول A والثاني B.

✅السنة:

وسوف نرمز لها بالرمز 25 اختصارًا للسنة الحالية.

في النهاية بعد الضغط على موافق سيتم تجميد هذه الشاشة ولا يمكن تعديلها وبالتالي يجب اختيار الرموز بعناية، أو في حال كان فرع واحد يمكنك الاعتماد على الإعدادات الافتراضية كما هي.

وبهذا نكون قد انتهينا من إعدادات الفوترة الإلكترونية في 3 خطوات فقط، وللوصول إلى إعداد أو إنشاء فاتورة جديدة يتم اتباع الخطوات التالية:

1. نذهب إلى القائمة نضغط على فاتورة ومن ثم مثلًا مبيعات.
2. تظهر واجهة فاتورة بها عدة خانات مثل الحالة (فاتورة خارج النظام، معتمدة) التوقيت (توقيت الفاتورة) ونوعها فيما إذا كانت فاتورة ضريبية بسيطة  أو فاتورة ضريبية عادية.
3. نقوم بإدخال البيانات مثل: العميل (النقدي أو الضريبي)، التاريخ (يجب أن يكون تاريخ اليوم)، المادة، الكمية، الإفرادي، الإجمالي وعلى حسب نوع العميل تظهر القيمة المضافة.
4. ومن ثم ننقر على إضافة.

الصورة أدناه موضحة لشكل الفوترة في برنامج الأمين:

في النهاية، الفوترة الالكترونية مهمة جدًا لتقليل تكاليف الفواتير الورقية والطباعة وتكاليف إدخال البيانات بالإضافة إلى التقليل من الأخطاء المحاسبية.

ماذا تنتظر! اختر أفضل برنامج فوترة الكترونية يرتبط بنظام الضرائب لهيئة الزكاة وبأسعار منافسة للأسواق..اختر الأمين..