دفتر الأستاذ: ما هو وكيف يمكن إعداده بسهولة وسرعة

تعد الدفاتر التجارية من الوسائل التي تساعد في عملية تنظيم وتبويب الحسابات المالية بشكل مناسب وواضح وسهل التتبع، وتوجد عدة أنواع للدفاتر المحاسبية، أهمها:

• دفتر اليومية.
• دفتر الأستاذ.

حيث أن دفتر اليومية تُسجل فيه القيود المحاسبية بشكل مبدئي قبل أن تُنقل إلى دفتر الأستاذ، الذي يتضمن  (التاريخ، المدينة والدائنة، والمبالغ…). لتظهر فيه  حسابات الأصول، الالتزامات، الإيرادات، والمصروفات بشكل واضح يمكن تتبعه.

وانطلاقًا من أهمية دفتر الاستاذ، خصصنا هذا المقال ليشرح بشكل واضح عنه، وعن أنواعه، والحسابات التي تظهر بهذا الدفتر المحاسبي، بالإضافة إلى توضيح كيفية إعداده يدويًا أو باستخدام برنامج الأمين كـ برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة.

ما هو دفتر الأستاذ

دفتر الأستاذ هو دفتر من الدفاتر التجارية الإختيارية المهمة التي تساعد المنشأة على تجميع القيود اليومية الخاصة بحساب واحد وتسجيلها في الدفتر سواء أكانت مدينة أو دائنة للتوصل الى الرصيد النهائي (الذي يعد هو الفرق بين المدين والدائن). ويوجد نوعان من دفتر الأستاذ هما:

1. دفتر الأستاذ العام.
2. دفتر الأستاذ المساعد.

تظهر في دفتر الأستاذ جميع حسابات الأصول والخصوم، بالإضافة إلى المصاريف والإيرادات، حيث يتم فيه تسجيل جميع تحركات الحسابات بشكل منفصل وبطريقة مرتبة من أجل سهولة العرض وتقديم ملخص عن تحركات الحسابات من بداية السنة المالية حتى نهايتها من أجل إعداد الحسابات الختامية أو القوائم المالية أو حتى للرقابة على الحسابات.

وقد سهلت البرامج المحاسبية عملية إعداد دفتر الأستاذ بشكل كبير، لطالما أنه يحتاج إلى خبرة كبيرة في تصنيف الحسابات وترحيلها وإغلاقها. حيث  باستخدامك برنامج محاسبي عربي متكامل مثل الأمين فإنه يقوم بتنظيم دفتر الأستاذ بشكل تلقائي، وذلك من خلال وجود ربط بين القيود اليومية ودفتر الأستاذ،  أي عند كتابة أي قيد يومي يتم ترحيل الحسابات بشكل تلقائي الى دفتر الأستاذ.

اقرأ أيضًا: ما هي أنواع المحاسبة ومهام كل منها

أنواع دفاتر الأستاذ

يوجد نوعان أساسيان لدفتر الأستاذ في المحاسبة هما دفتر الأستاذ العام، ودفتر الأستاذ المساعد. حيث يختلفان عن بعضهما البعض من حيث الحسابات وطريقة التنظيم، وبشكل عام يمكننا القول أن الدفتر المساعد بمثابة متمم للدفتر العام لكونه يحتوي على تفاصيل أكثر أثناء تسجيل وترحيل القيود.

وفيما يلي سنشرح عن كل نوع من النوعين السّابقين:

دفتر الأستاذ العام

دفتر الأستاذ العام هو الدفتر الرئيسي الخاص بالمنشأة الذي يتم فتحه في بداية السنة المالية وإغلاقه في نهايتها، بحيث يحتوي على جميع الحسابات الرئيسية (الأصول، الخصوم….)، ويتم منه استخراج المعلومات لإنشاء التقارير للمنشأة، بالإضافة إلى فائدته الكبيرة في عمليات التحليل المالي والرقابة على الأصول. على سبيل المثال يتم أخذ رصيد  حساب الصندوق من دفتر الأستاذ  ليتم وضعه في الميزانية. 

دفتر الأستاذ المساعد

دفتر الأستاذ المساعد هو عبارة عن دفتر محاسبي فرعي متمم لدفتر الأستاذ العام، حيث يحتوي على تفاصيل العمليات المسجلة فيه، مثل العمليات الحسابية والتعاقدات وما إلى ذلك،  ويعتبر من الدفاتر المهمة التي توفر  تفاصيل إضافية حول معلومات مالية أو حسابية غير موجودة في دفاتر أخرى. 

الفرق بين دفتر الأستاذ العام والمساعد

يتعلّق الفرق بين دفتر الأستاذ العام والمساعد بشكل رئيسي بالمستوى التفصيلي للبيانات، حيث أن دفتر الأستاذ العام يسجل المعاملات على مستوى الحسابات الرئيسية، بينما دفتر الأستاذ المساعد يسجل المعاملات بتفصيل أكبر.

في دفتر الأستاذ العام: يتم تسجيل المعاملات المالية على مستوى عام ومركزي، حيث يعكس الحسابات الرئيسية في النظام المحاسبي.

مثال: 

 إذا قامت شركة بشراء معدات بمبلغ 10,000 ريال نقدًا، فيتم القيد في دفتر الأستاذ العام كالتالي:

• مدين: حساب المعدات (أصل) بمقدار 10,000 ريال
• دائن: حساب النقدية (أصل) بمقدار 10,000 ريال

في دفتر الأستاذ المساعد: يتم تسجيل المعاملات المالية بتفصيل أكبر بحيث يوضح تفاصيل الحسابات الفرعية المرتبطة بالحسابات الرئيسية. يتم استخدامه لتفصيل الحسابات التي تتطلب تقسيمًا دقيقًا، مثل الحسابات المدينة والدائنة أو حسابات العملاء والموردين.

مثال: 

عند شراء المعدات، قد يكون لدى الشركة عدة موردين. إذا كانت عملية الشراء من موردين مختلفين، يتم القيد في دفتر الأستاذ المساعد على النحو التالي:

• مدين: حساب المعدات (أصل) 10,000 ريال
• دائن: حساب المورد “أ” (مورد فرعي) 5,000 ريال
• دائن: حساب المورد “ب” (مورد فرعي) 5,000 ريال

ويظهر الجدول التالي الفرق بين دفتر الأستاذ العام والمساعد:

	دفتر الأستاذ	دفتر الأستاذ المساعد
الغرض	تسجيل المعاملات على مستوى الحسابات الرئيسية.	تسجيل المعاملات بتفصيل أكبر على مستوى الحسابات الفرعية.
المحتوى	يحتوي على الحسابات الرئيسية مثل الأصول، الالتزامات، الإيرادات، والمصروفات.	يحتوي على الحسابات التفصيلية مثل حسابات العملاء، الموردين، الأجور، والمصروفات الأخرى.
تفصيل البيانات	بيانات ملخصة ومركزة.	بيانات تفصيلية تتعلق بالأنشطة الفرعية أو الحسابات الفرعية.
مستوى البيانات	تسجيل المعاملات على مستوى عام.	تسجيل المعاملات على مستوى أكثر تخصصًا ودقة.
التركيز	تركيز على الحسابات الرئيسية في القوائم المالية.	تركيز على التفاصيل الدقيقة المرتبطة بحسابات فرعية معينة.

وسنتابع مقالنا بالحديث عن دفتر الأستاذ العام، لكونه الأكثر استخدامًا، وطلبًا في مختلف المنشآت.

الحسابات التي تظهر في دفتر الأستاذ العام

تُصنف الحسابات في دفتر الاستاذ  إلى عدة أنواع رئيسية، حيث تُستخدم لتنظيم المعاملات المالية وتلخيصها.  وتنقسم الحسابات في دفتر الأستاذ بشكل عام إلى حسابات الأصول، حسابات المطاليب، حسابات الإيرادات، وحسابات المصروفات.

1. حسابات الأصول: وتتضمن الأصول الثابتة (أرض، بناء، آلات…)،  والأصول المتداولة (بضاعة آخر المدة، أوراق مالية، أوراق قبض،…)، والأموال الجاهزة (صندوق، مصرف..)، وتكون جميع حسابات الأصول مدينة في دفتر الاستاذ العام.
2. حسابات المطاليب (الخصوم): وتتضمن المطاليب الثابتة (التزامات التأمينات، الضرائب الثابتة…) والمتداولة (موردون، شيكات صادرة، قروض قصيرة الأجل،…)  وحقوق الملكية (رأس المال المدفوع، الأرباح المحتجزة،،..)، وتكون جميع حسابات الخصوم دائنة في دفتر الاستاذ العام.
3. حسابات المصاريف: وتشمل الرواتب والأجور – فواتير الكهرباء والماء. وتكون جميع حسابات المصاريف مدينة في دفتر الاستاذ العام.
4. حسابات الإيرادات: مثل الربح من بيع عقار – إيجار مستودع دائن. وتكون جميع حسابات الإيرادات دائنة في دفتر الاستاذ العام.

تعرّف إلى: المحاسبة السحابية ومفهومها

شكل دفتر الأستاذ العام 

 يحتوي دفتر الاستاذ على عدة بنود تعتبر متغيرة، أي يمكنك تغييرها حسب طبيعة عمل شركتك أو حسب الطريقة التي تريد عرض دفتر الأستاذ فيها، فهو يحتوي على :

1. اسم الحساب: وتتم كتابته في رأس الصفحة وجميع العمليات التي تسجل تكون تخص هذا الحساب.
2. اسم او رمز العلمة: وتكون تحت اسم الحساب لمعرفة هذه الأرقام المسجلة ما هي عملتها، هل هي الدولار أو الريال.
3. رقم القيد: يتم تسجيل أرقام القيود بشكل متسلسل في حالة كنا نريد العودة لقيد ما يمكن معرفة رقمه بشكل فوري.
4. التاريخ : تعتبر التواريخ مهمة جدُا لعملية التدقيق والرقابة على الحسابات.
5. المبلغ المدين: ويشمل جميع الأصول والمصاريف.
6. المبلغ الدائن: ويشمل جميع الخصوم والإيرادات.
7. البيان: أي عن ماذا يعبر هذا القيد، هل هو عملية شراء أو بيع أو ماذا يمكن القول أنه وصف للقيد.
8. الرصيد: هو رصيد الحساب في لحظة انتهاء القيد.

كيف يتم إعداد دفتر الأستاذ 

يتطلّب إعداد دفتر الاستاذ ترحيل القيود من دفتر اليومية إليه، وتنظيمها في صفحات مخصصة، وتصنيف الحسابات إلى مدينة ودائنة، ومن ثم إجراء الحسابات النهائية لكل حساب، ليتم إغلاق دفتر الاستاذ في نهاية السنة المالية. 

وفيما يلي خطوات إعداد دفتر الاستاذ بالترتيب:

1. يجب فتح جميع الحسابات الموجودة لدينا في الشركة.
2. تسجيل القيود اليومية في دفتر اليومية.
3. نقل القيود من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ كل حساب يذهب للصفحة الخاصة به.
4. يتم تسجيل جميع المعاملات بالاضافة إلى أرقامها في الطرف المدين أو الدائن كل واحدة حسب نوعها.
5. يتم حساب الرصيد المتبقي في الحساب بعد كل قيد.
6. إغلاق دفتر الأستاذ في نهاية السنة المالية وحساب الأرصدة النهائية الخاصة بالحسابات.
7. نقل هذه الأرصدة النهائية إلى الحسابات الختامية والقوائم المالية أو قوانين التحليل المالي. 

مثال عن إعداد دفتر الأستاذ

في 1 ديسمبر 2024، قامت شركة “ABC” بالعمليات التالية:

• شراء جهاز كمبيوتر بقيمة 5,000 ريال نقدًا (من الصندوق).
• دفع مصاريف نقل قدرها 500 ريال لجلب الجهاز إلى الشركة، وقد تم دفع المبلغ نقدًا أيضًا (من الصندوق).

1. العملية الأولى: شراء جهاز كمبيوتر

في هذه العملية، اشترت الشركة جهاز كمبيوتر بمبلغ 5,000 ريال نقدًا. هذا سيؤدي إلى زيادة في الأصول الثابتة (المعدات) وانخفاض في الأصول (النقدية).

القيد المحاسبي:

• مدين: حساب المعدات (أصل) بمقدار 5,000 ريال
• دائن: حساب النقدية (أصل) بمقدار 5,000 ريال

2. العملية الثانية: دفع مصاريف نقل

في هذه العملية، دفعت الشركة 500 ريال نقدًا كأجرة نقل للجهاز. هذه المصروفات تؤثر على حساب مصاريف النقل وتقلل من رصيد النقدية (الصندوق).

القيد المحاسبي:

• مدين: حساب مصاريف النقل (مصاريف) بمقدار 500 ريال
• دائن: حساب النقدية (أصل) بمقدار 500 ريال

3. تسجيل القيود المحاسبية في دفتر الاستاذ يكون على الشكل:

حساب الأصول الثابتة:

رقم القيد	التاريخ	مدين	دائن	الرصيد	البيان
1	01/12/2024	5000	–	5000

حساب الصندوق:

رقم القيد	التاريخ	مدين	دائن	الرصيد	البيان
1	01/12/2024	–	5000
2	01/12/2024	–	5000

حساب المصاريف:

رقم القيد	التاريخ	مدين	دائن	الرصيد	البيان
1	01/12/2024	5000	–	5000

4. تفسير القيود المحاسبية:

– في العملية الأولى: تم شراء جهاز كمبيوتر، وبالتالي زادت الأصول (المعدات) بمقدار 5,000 ريال في الجانب المدين، بينما انخفضت الأصول (النقدية) بنفس المبلغ في الجانب الدائن.

– في العملية الثانية: تم دفع مصاريف النقل بمقدار 500 ريال، مما زاد من المصاريف في الجانب المدين من حساب مصاريف النقل، بينما انخفضت الأصول (النقدية) بنفس المبلغ في الجانب الدائن.

إعداد دفتر الاستاذ من برنامج الأمين

يساعد برنامج الأمين للمحاسبة بشكل كبير في إعداد دفتر الأستاذ، لأنه يقوم بالترحيل بشكل تلقائي إلى الدفاتر المحاسبية فبدلًا من أن نقوم بكتابة القيد ثم إنشاء سطر خاص به في دفتر الاستاذ، يقوم البرنامج وبشكل تلقائي في ترحيل القيود إلى دفتر الأستاذ بمجرد أن تتم إضافتها.

بالإضافة إلى أن البرنامج يقوم بـ إنشاء سند قيد بشكل تلقائي في حالة فواتير المشتريات والمبيعات.

يمكن استخراج دفتر الأستاذ من برنامج محاسبي متكامل الأمين بخطوات بسيطة وواضحة:

1. فتح قائمة حسابات. 
2. النقر على خيار “دفتر الاستاذ”.
3. تحديد الحساب من ثم معاينة. 

كما يتيح لك برنامج محاسبة الأمين إمكانية طباعة التقرير بشكل جاهز من خلال:

1. من “حسابات”. 
2. اختيار “دفتر الأستاذ”.
3. ثم تحديد الحساب ثم طباعة. 

لنفترض كنت تريد تغيير نوع الطباعة أو الخط أو التواريخ، يمكنك القيام بذلك من خلال:

من “حسابات” انتقل إلى “دفتر الاستاذ” ثم ” تصدير”

يتم بذلك تصديره إلى الاكسل والتحكم بالخطوط أو الطرائق أو أنواع الطباعة والعرض.

ماذا بعد دفتر الأستاذ؟

بعد استخراج الأرصدة من دفتر الاستاذ، يعد إعداد القوائم المالية خطوة أساسية لتحليل الوضع المالي للمنشأة، حيث يتوجب عليك القيام بـ:

• إعداد قائمة الدخل من أجل معرفة ربح المنشأة ومعرفة ضريبة المنشأة.
• إعداد قائمة المركز المالي لمعرفة الوضع المالي للمنشأة بالسوق من خلال تحديد ديونها والتزاماتها. 
• إعداد قائمة التدفقات النقدية لمعرفة وضع السيولة لدينا وقائمة التغير في حقوق الملكية.
• القيام بعمليات التحليل المالي لهذه القوائم المالية من أجل اتخاذ القرارات. 

الأسئلة الشائعة

ما الذي يتم تسجيله في دفتر الاستاذ؟

يتم في دفتر الاستاذ تسجيل القيود المحاسبية التي تم نقلها من دفتر اليومية، بحيث يتم تخصيص كل قيد إلى الحسابات المعنية مثل الأصول، الالتزامات، الإيرادات، والمصروفات.

ما هو الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الاستاذ؟

دفتر اليومية هو سجل المعاملات المالية التي تم ادخالها بالقيود و السندات أو التي تولدت من الفواتير  يُسجل فيه أولاً حسب التسلسل الزمني. بينما دفتر الأستاذ هو سجل يُنقل إليه القيود من دفتر اليومية لتصنيفها وفقًا للحسابات المختلفة (أصول، التزامات، إيرادات، مصروفات).

للتوسع أكثر اقرأ مقال “الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ“

متى يقال أن الحساب له رصيد مدين ورصيد دائن؟

نقول أن الحساب مدين عندما تفوق المدخلات المدينة (التي تمثل إضافة إلى الحساب) المدخلات الدائنة (التي تمثل خصم من الحساب). هذا يعني أن الحساب قد زاد في القيمة، مثل حساب الأصول أو المصروفات. 

بينما نقول أن الحساب دائن عندما تفوق المدخلات الدائنة (التي تمثل خصم من الحساب) المدخلات المدينة (التي تمثل إضافة إلى الحساب). هذا يعني أن الحساب قد انخفض في القيمة، مثل حساب الالتزامات أو الإيرادات. 

في الختام، يمكننا القول أن دفتر الاستاذ هو دفتر مهم لقراءة البيانات والمعلومات الخاصة بالحسابات سواء الحسابات الرئيسة مثل (الأصول أو الخصوم ) أو حسابات التصنيع مثل حساب التشغيل، بالإضافة إلى أنه يعتبر دفتر مهم لعمليات التحليل المالي مثل نقص السيولة و زيادة أعمار الذمم المالية، ولا ننسى أهميته في عمليات رصد الحسابات والتأكد من صحتها ومطابقتها مع الموازنات التقديرية التي تم وضعها ومعالجة الانحراف.