كيف تختار برنامج محاسبي؟ البرنامج المحاسبي يجمع بين العديد من المهام التي قد تكون أساسية للبعض وثانوية للآخرين، لذلك عند اختيار برنامج المحاسبة يجب أن تسأل نفسك هذه الأسئلة:
- ما هي احتياجاتك المحاسبية؟
- هل البرنامج المحاسبي سهل الاستخدام؟
- هل هو آمن؟
- هل البرنامج يلبي متطلباتك المحاسبية عند نمو المشروع؟
هذه الأسئلة تساعد في البحث عن برنامج محاسبي متكامل يناسب مشروعك أو شركتك، بحيث تستطيع من خلاله إدارة العمليات المالية وقسم المحاسبة بطريقة مثالية.
تابع معنا هذه المقالة لتتعرف على المعايير الأساسية في اختيار نظام محاسبة لإدارة الشركات والمشاريع
كيف تختار برنامج محاسبي مناسب للشركات الصغيرة والمتوسطة
المعايير الأساسية التي يجب أن نجدها في أي برنامج محاسبي هي الدقة في الحسابات، سهولة الاستخدام والفوترة، بالإضافة إلى العديد من المعايير الأخرى التي سنتطرق إليها في الفقرات التالية.
وبما أن الشركات والمشاريع تختلف فيما بينها ولكل منها احتياجات ومتطلبات محاسبية أصبح هناك ضرورة لاتخاذ معايير أساسية يجب أن تتوفر في البرامج والأنظمة المحاسبية وهي:
1- سهولة الاستخدام
سهولة استخدام برامج المحاسبة أمر مهم جدًا وخاصة للمشاريع الصغيرة التي تريد أن تدير أمورها المالية بدون اللجوء إلى محاسب خبير، بهذه الحالة فهي بحاجة إلى برنامج ونظام محاسبة متكامل سهل الاستخدام والتعلّم، مثل برنامج الأمين الذي يتميز بواجهات بسيطة وتصاميم ملائمة للمستخدم حتى لو لم يكن محاسبًا.
اقرأ أكثر عن: أفضل برنامج محاسبة للمحلات صيدليات، ألبسة، سوبرماركت،.
2- التكامل مع الأدوات الأخرى
يجب أن يرتبط برنامج المحاسبة والتطبيقات الخاصة به مع الأدوات والأنظمة والتطبيقات الاخرى في النظام مثل تطبيق الجرد، تطبيق التوزيع، التقارير الاونلاين WEB report،..عزز هذا التكامل إمكانية إدارة البيانات بين الأقسام والتكامل والتنقل بين خدماتها بسهولة، فمثلًا في برنامج الأمين للمحاسبة يربط ما بين تطبيقاته تحت نظام واحد كما أنه يتيح إمكانية الربط مع جداول اكسل سواء للاستيراد والتصدير مثلًا يمكنك باستخدام برنامج الأمين استيراد ملف اكسل وتحويله إلى بطاقات زبائن وحسابات.
3- التكلفة
يجب تحليل التكاليف المحتملة بعناية، بما في ذلك رسوم الاشتراك وتكاليف الدعم، ومن المهم أن يكون متوفر أكثر من باقة اشتراك لتكون متناسبة مع الشركات الصغيرة، المتوسطة والكبيرة.
فمثلًا في الأمين متوفر اشتراكين الأول للشركات الصغيرة والثاني للمتوسطة والكبيرة والباقة موزعة كالتالي:
✅ الباقة القياسية: مناسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة 249 شهريًا أو اشتراك واحد فقط مدى الحياة 5900 ريال سعودي.
✅ الباقة الموسعة: مناسبة للشركات المتوسطة والكبيرة 349 ريال شهريًا أو اشتراك واحد مدى الحياة 8900 ريال سعودي.
4- قابلية التوسع
مع توسع وتطور الأعمال التجارية تتطور معها احتياجات المحاسبة، لذلك من الضروري اختيار برنامج يتكيف مع هذا النمو ة ومع زيادة متطلبات العمل، فمثلًا قد يشمل هذا التطور احتياجات مثل:
- دعم العملات المتعددة.
- قدرات إعداد تقارير متقدمة (تقارير ذكية يمكن التعديل عليها).
- تكامل مع تطبيقات الأعمال الأخرى للبرنامج ذاته.
بالإضافة إلى إمكانية صيانة برنامج المحاسبة وخدمة 24/7 لضمان سير العمل بكفاءة وبدون حواجز تعرقله.
5- أمان البرنامج
نظرًا لحساسية البيانات المالية الأمان هو عامل اختيار مهم جدًا، حيث يجب أن تتضمن البرامج إجراءات أمان مثل تشفير البيانات، المصادقة والتحديثات الأمنية المنتظمة.
على سبيل المثال يجب حماية الوصول السريع للحسابات البنكية للعملاء وبطاقات الائتمان لغير المصرّح لهم بالوصول لهذه العملاء لضمان تأمين جميع المعلومات الخصوصية والمهمة من السرقة والاحتيال.
6- الدقة
يجب أن يكون البرنامج المحاسبي يمتلك الدقة في إعداد الحسابات ومعالجة المعاملات أمر ضروري للحفاظ على سلامة البيانات المالية.
بالإضافة إلى أنه يجب أن يلتزم بـ المبادئ المحاسبية وتوفر ميزات مثل التحقق من الأخطاء لضمان إدخال البيانات بشكل صحيح وبدقة عالية لأن أي خطأ ولو بسيط يؤثر بشكل كبير على استراتيجية العمل واتخاذ القرارات.
7- نظام إدارة صلاحيات المستخدمين
ينبغي أن تحتوي برامج المحاسبة على نظام إدارة صلاحيات متقدم يتحكم في مستويات الوصول إلى البيانات، وهو ضروري جدًا لحماية المعلومات المالية المحاسبية الحساسة، كما أن تحديد الصلاحيات يساعد على تنفيذ مهام الموظفين بكفاءة أعلى.
فمثلًا برنامج الامين برنامج محاسبة سعودي يتيح إمكانية منح صلاحيات للمستخدمين على 5 مستويات وبالغ التفصيل وعلى مستوى المستخدم أو مجموعة من المستخدمين.
8- النسخ الاحتياطي
تُعد ميزات النسخ الاحتياطي الموثوقة ضرورية لحماية البيانات من الفقدان، ويجب أن توفر برامج المحاسبة حلول نسخ احتياطي آلية وآمنة تتيح استعادة البيانات بسرعة في حالة حدوث أعطال أو اختراقات.
وفي حال كان البرنامج المحاسبي يقوم بـ النسخ الاحتياطي المجدول (التلقائي) كما في الأمين فتعد هذه ميزة جيدة جدًا وضروري وجودها في البرنامج المحاسبي الذي ستختاره.
9- إصدار الفواتير والتقارير
إمكانية إنشاء فواتير وتقارير قابلة للتخصيص والتعديل أمر ضروري للحفاظ على العلامة التجارية والاتصال الواضح مع العملاء.
بالإضافة إلى إمكانية إصدار حسابات ختامية ذكية مع إمكانية التعديل عليها والقيام بالعمليات الحسابية على نفس التقرير.
10- خدمة نقاط البيع
نظام نقاط البيع برنامج مهم جدًا وجوده في برنامج المحاسبة وخاصة للمتاجر حيث يتيح هذا النظام المؤتمت إدارة البيع بطريقة سهلة وذلك بمساعدة خدمة ناسخات الكود QR Code لإنشاء برنامج إدارة بيع متكامل.
هذا النظام يتيح لك:
- التحكم الكامل في إدارة الجرد.
- تفاصيل نقطة البيع ومعلومات العملاء.
- معالجة وترحيل المبيعات إلى برنامجك المحاسبي تلقائيًا،
- يضمن تحديث برنامجك المحاسبي باستمرار.
- الحفاظ على دقة بيانات الجرد وخلوها من الأخطاء.
11- دعمه لأنظمة الضرائب
من أشهر أنواع الضرائب ضريبة القيمة المضافة. فلابد من التأكد من دعم البرنامج لنظام الضرائب في السعودية واحتساب الضريبة بشكل صحيح، وسهولة عمل تقارير مفصلة وشاملة لتقديمها لهيئة الزكاة والضريبة وتجنب الغرامات.
كما يجب التأكد من دعم النظام لأي متطلبات أخرى مثل الفوترة الإلكترونية ومراحلها المختلفة.
مزايا برامج المحاسبة
برامج المحاسبة توفر فوائد عديدة تعزز إدارة الشؤون المالية للشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة، بما في ذلك تحسين الكفاءة، تعزيز الدقة، المراقبة المالية، توفير التكاليف، إعداد التقارير المالية بجودة عالية، تعزيز الأمان، سهولة الاستخدام، وتكامل الأنظمة.
- تحسين الكفاءة: توفر ميزات تلقائية مثل الفوترة وإعداد التقارير المالية، مما يقلل الوقت والجهد المبذول في المهام اليدوية.
- تعزيز الدقة: تقلل من الأخطاء الرياضية من خلال الحسابات التلقائية والتحقق من صحة البيانات، مما يضمن سجلات مالية دقيقة.
- المراقبة المالية: تتيح الوصول إلى البيانات المالية في الوقت الفعلي، مما يساعد على اتخاذ قرارات سريعة بناءً على الأوضاع المالية.
- توفير التكاليف: تخفض التكاليف من خلال أتمتة المهام الروتينية وتقليل الأخطاء المالية المكلفة.
- إعداد التقارير المالية: تسهل إنشاء تقارير مالية مخصصة مثل بيانات الأرباح والخسائر، مما يعزز التخطيط الاستراتيجي.
- سهولة الاستخدام: تتميز بواجهات بسيطة ومصممة للمستخدم العادي المحاسب وغير المحاسب، مما يتيح للموظفين استخدامها بكفاءة دون تدريب مكثف.
تعرّف أكثر على: أهمية البرامج المحاسبية..
ما هو البرنامج المحاسبي الأكثر استخدامًا في السعودية
برنامج “الأمين” يعد أسهل برنامج محاسبي وأكثرها استخدامًا في السعودية، حيث يتميز بواجهة استخدام بسيطة تدعم اللغة العربية والانجليزية وتمكن المستخدمين من إدارة العمليات المحاسبية بسهولة دون الحاجة إلى خبرة مسبقة.
يوفر البرنامج أدوات فعالة لإدارة الفواتير، المخزون، وإعداد التقارير المالية بمرونة، كما يدعم المعاملات متعددة العملات ويتيح التخصيص ليناسب مختلف القطاعات مثل التجارة والصناعة.
بالإضافة إلى ذلك، يقدم البرنامج ميزات متقدمة كالنسخ الاحتياطي، مما يجعله خيارًا مثاليًا للشركات الصغيرة والمتوسطة.
في النهاية، يعد برنامج الأمين البرنامج المحاسبي المناسب لكثير من القطاعات والمجالات سواء للمشاريع الصغيرة أو المتوسطة، حيث أنه يجمع بين أهم المبادئ والعوامل التي يجب أن يحتويها أي برنامج أو نظام محاسبي متكامل، كما أنه في تطوّر وتحديث دائم ومستمر ليسهّل لك عملك أكثر وأكثر..
