عندما يتطور مشروعك وشركتك من صغيرة إلى متوسطة يصبح من الصعب تتبع النفقات والمصاريف على الأعمال والأنشطة التجارية بشكل يدوي وبالتالي نلجأ إلى أتمتة المهام.
كيف تتم أتمتة المهام؟ تتم عن طريق برنامج محاسبة للشركات المتوسطة تحديدًا بحيث يكون هذا البرنامج:
- يحدد المبيعات والأرباح.
- حساب قيمة الضرائب المطلوبة.
- إنشاء تقارير.
- تعزيز الرقابة المالية وإدارة التدفق النقدي.
تابع معنا هذه المقالة لتتعرف على أفضل برامج محاسبية في السعودية للشركات والمشاريع المتوسطة وكيف يمكن أن تساعدك في إدارة قسم المحاسبة بشكل مثالي.
ما هو برنامج المحاسبة؟
برنامج المحاسبة (accounting software) هو نظام برمجي متخصص لأتمتة وتنظيم المعاملات والمهام المالية للشركات، ويساعد في تسجيل الأنشطة والعمليات المالية مثل المبيعات والنفقات والمشتريات والرواتب، بالإضافة إلى استخراج تقارير وتحليلات مالية دقيقة.
بالنسبة للشركات المتوسطة، تلعب برامج المحاسبة دورًا جوهريًا في تحسين كفاءة العمليات المالية، وذلك عن طريق أدوات لإدارة التدفقات النقدية وإعداد الميزانيات.
ولكن هذه الشركات المتوسطة كيف تختار برنامج المحاسبة المناسب؟ يتطلب من البرنامج أن يحقق نقاط أساسية مثل:
- تكامل الأدوات مع بعضها البعض.
- الدعم الفني.
- مرونة في التوسع مع نمو الشركة.
باستخدام برنامج محاسبي متقدّم يمكن للشركات أن توفّر الكثير من الوقت والجهد في إدارة الحسابات وبما أنها مؤتمتة لتقوم بالحسابات الرياضية فهي تقلل من الأخطاء البشرية.
بالإضافة إلى أن برنامج المحاسبة يضمن الامتثال القانوني مما يساعد على تحقيق النجاح في بيئة العمل التنافسية.
ما هي أهمية برامج المحاسبة للشركات المتوسطة والصغيرة؟
تكمن أهمية برامج المحاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة في تحسين إدارة الأنشطة المالية وتوفير الجهد والوقت عن طريق الأتمتة المحاسبية، بالإضافة إلى تقليل الأخطاء المحاسبية وإعداد تقارير مالية دقيقة، كما أن برامج المحاسبة يمكن من خلالها معرفة التدفقات النقدية بشكل كامل وتعزز قدرة الشركة على النمو.
يمكن تلخيص أهمية أنظمة المحاسبة للشركات المتوسطة بهذه النقاط:
1- إدارة العمليات المالية
2- توفير الوقت والجهد
3- تقليل الأخطاء المحاسبية
4- إعداد التقارير المالية
5- تحسين الامتثال القانوني والضريبي
6- التكامل مع الأقسام الأخرى
7-خفض التكاليف
8-إدارة أفضل للتدفق النقدي
9-النمو والتوسع
1- إدارة العمليات المالية (Managing Financial Operations)
تساعد البرامج المحاسبية على تنظيم الأوراق والأمور المالية مثل الإيرادات، المصاريف، والمدفوعات، فهي تعمل على توحيد هذه البيانات ضمن بنود واضحة وقوائم يسهل الوصول إليها وإلى جميع المعلومات المتعلقة بالدخل والنفقات والتدفق النقدي.
كما أنها تساعد في تتبع الأداء المالي وضمان احتفاظ الشركات بسجلات دقيقة تعكس القدرة على إدارة الموارد المالية بكفاءة من خلال أتمتة مهام المحاسبة الروتينية مثل:
- الفواتير.
- معالجة الدفع.
- إعداد التقارير المالية.
- تدقيق الحسابات.
- إدارة الضرائب.
مثال: أي شركة تحتوي في داخلها على مجموعة مصاريف كبيرة، وبوجود برنامج محاسبي يصبح لهذه المصاريف قائمة خاصة بها تسمى قائمة المصاريف تعرض جميع المصاريف التي تم دفعها
(كحساب المصاريف من برنامج الأمين ويمكن الدخول إليه من: 1. قائمة حسابات 2. دليل الحسابات).
2- توفير الوقت والجهد (Saving Time and Effort)
توفير الوقت والجهد من خلال أتمتة المهام المحاسبية ضمن أنظمة المحاسبة مثل إدخال البيانات والمطابقة المحاسبية (مطابقة التكاليف للسنة الحالية مع الإيرادات المتعلقة بها) وإعداد الفواتير.
وبتوظيف الشركات لهذه الأنظمة المحاسبية فهي تحرر موظفيها من الجهود اليدوية المملة في إعداد هذه الأوراق والحسابات وتركز جهودها على تحليل هذه البيانات بحيث تساهم في نمو العمل بدلًا من الانغماس بالعمل الروتيني.
على سبيل المثال: تحتوي البرامج المحاسبية على خاصية إنشاء قيود بشكل تلقائي بمجرد كتابة الفاتورة يقوم البرنامج بتوليد سند قيد بشكل آلي مهما كان حجم الفاتورة وهي عملية تحتاج الكثير من الوقت في حالة كانت يدويًا.
3- تقليل الأخطاء المحاسبية (Reducing Accounting Errors)
يُقلل استخدام برامج المحاسبة من الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي للبيانات من خلال تبويب وتصنيف جميع القوائم والضوابط الدقيقة، مما يضمن دقة التقارير المالية (Financial Reports) وامتثالها للمعايير وتقليل الأخطاء التي قد تؤدي إلى تناقضات مالية كبيرة.
على سبيل المثال: تعتبر إضافة الحسابات من الخطوات المهمة والتي تعتبر صعبة في حال تمت الإضافة يدويًا، أما في البرامج المحاسبية بوجود دليل محاسبي جاهز عليك فقط إضافة حسابك الخاص بك كـ حساب فرعي إلى الحساب الرئيسي.
بالإضافة إلى التقليل من الأخطاء الرياضية في القيود حيث البرنامج المحاسبي لا يقوم بإضافة أي قيد إلا إذا كان فيه الطرف المدين يساوي الطرف الدائن وهذا ما يقلل من الأخطاء الحسابية.
4- إعداد التقارير المالية (Preparing Financial Reports)
تُسهم برامج المحاسبة في إعداد كافة أنواع التقارير المالية بدقة مثل قائمة الأرباح والخسائر (Profit and Loss Statement) والميزانية العمومية (Balance Sheet) والمتاجرة وقائمة التدفق النقدي (cash flow statements).
تُساعد هذه القوائم المالية على توضيح الرؤى المالية وتتبع الأداء والتخطيط الاستراتيجي.
مثال: يعتبر حساب الأرباح والخسائر من الحسابات الختامية المهمة التي تساهم في معرفة ربح وخسارة المنشأة ويعتبر من الحسابات التي تعد نهاية العام ولكن مع وجود برنامج محاسبي يتم إعداد هذا الحساب بشكل تلقائي، وحساب صافي الربح بشكل آلي وترحيله الى الميزانية.
5- تحسين الامتثال القانوني والضريبي (Improving Legal and Tax Compliance)
يعد الامتثال للأنظمة واللوائح المالية وقوانين الضرائب أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم وذلك من خلال أتمتة الحسابات وتقارير الضرائب عن طريق برامج المحاسبة لمساعدة الشركات على الالتزام بالقوانين من خلال تقديم الإقرارات الضريبية.
وهذا لا يقلل فقط من احتمالية حدوث أخطاء في التقديم، بل يضمن أيضًا أن تظل الشركات ملتزمة، وبالتالي تقليل المخاطر المرتبطة بالتدقيق والعقوبات.
مثال: دون وجود برنامج محاسبي يحتوي على ربط ضريبي سوف يؤدي ذلك إلى صعوبة كبيرة في عمليات تتبع الضريبة سواء على المبيعات أو ضرائب القيمة المضافة في حالة التصنيع لذلك من خلال وجود برنامج محاسبي يحتوي على خاصية الربط الضريبي يقلل من هذه الأخطاء كما يحد من ظاهرة التهرب الضريبي.
6- التكامل مع الأقسام الأخرى (Integration with Other Departments)
غالبًا ما تتكامل برامج المحاسبة بسلاسة مع وظائف الأعمال المختلفة، مثل إدارة المخزون والموارد البشرية وإدارة علاقات العملاء.
يتيح هذا التكامل الرؤية عبر الأقسام ويسهل تبادل البيانات، وهو أمر ضروري للعمليات المنسقة.
مثال: يعتبر برنامج الامين لحلول الأعمال برنامج محاسبي ولكن هناك نسخة مرتبطة بها تسمى الأمين لإدارة الموارد البشرية وهنا نرى أنه هناك ربط بين قسم المحاسبة وقسم إدارة الموارد البشرية.
7-خفض التكاليف (Reducing Costs)
برامج المحاسبة توفر وتقلل الكثير من المصاريف المترتبة على الشركة وذلك من خلال تقليل الموظفين المحاسبين وذلك لأن برامج المحاسبة تقوم ببعض المهام مثل العمليات الحسابية اليدوية.
فمثلًا بدلًا من القيام بعملية جمع وطرح حسابات الزبائن يتم ذلك بشكل تلقائي عن طريق البرنامج المحاسبي.
8-إدارة أفضل للتدفق النقدي (Better Cash Flow Management)
إن إدارة التدفق النقدي الفعّالة أمر بالغ الأهمية للشركات الصغيرة والمتوسطة حيث أن برامج المحاسبة توفّر رؤى في الوقت الفعلي حول أرصدة النقد عن طريق الفوترة الآلية وتذكيرات الدفع، مما يساعد الشركات على:
- مراقبة الأموال الواردة والصادرة عن كثب.
- تحليل الأنماط المالية.
- إدارة السيولة النقدية.
- تجنب الأزمات المالية.
- تلبية الالتزامات أثناء التخطيط للاستثمارات المستقبلية
مثلًا أي مبلغ يتم دفعه يتم معرفة لماذا تم دفعه إضافة إلى إمكانية معرفة رصيد الصندوق والالتزامات التي تخص الشركة.
9-النمو والتوسع (Growth and Expansion)
مع نمو الشركة، تصبح العمليات المالية أكثر تعقيدًا مثل زيادة حجم المعاملات أو إضافة مستخدمين جدد، تأتي برامج المحاسبة لتوفر مرونة للتعامل مع هذه التحديات ودعم التوسع المستقبلي وتلبية المتطلبات المتغيرة.
فمثلًا يمكنك إضافة أكثر من مستخدم ليعمل كل شخص منهم بصلاحيات مختلفة مثل :كاشير – أمين صندوق.
لماذا يعد برنامج الأمين أفضل برنامج محاسبة للشركات المتوسطة؟
يعد برنامج الأمين البرنامج الأنسب للشركات الصغيرة والمتوسطة بسبب مرونته وسهولة استخدامه واكتسابه لجميع الميزات التي تساهم في اتخاذ قرارات صحيحة من خلال توفير وإدارة بيانات مالية واضحة، ومن المزايا المهمة للشركات المتوسطة المتوفرة في برنامج الأمين للمحاسبة:
- متابعة لعملائه بشكل جيد جدًا وتقديم الدعم الفني سواء اونلاين أو عن طريق المكاتب المنتشرة في جميع أنحاء المملكة.
- لا يوجد مشاكل صيانة دورية.
- حاصل على شهادة مطابقة المعايير الدولية (CMMI ML3 * من مايكروسوفت منذ العام 2012 Capability Maturity Model Integration).
- إمكانية التعديل اللاحق على الاعدادات الأولية للنظام وهي ميزة جيدة جدًا خاصة للشركات المتوسطة والناشئة تحتاج فترة لتثبت على إعدادات.
- النسخ الاحتياطي المجدول (التلقائي).
- ملف تسجيل العمليات مع إمكانية المراجعة و الفلترة.
- واجهات مريحة وسهلة الاستخدام بدون تعقيد.
- إمكانية منح صلاحيات للمستخدمين على 5 مستويات وبالغ التفصيل وعلى مستوى المستخدم أو مجموعة من المستخدمين.
- هناك شجرة حسابات جاهزة حسب المعايير السعودية يمكن للعميل تعديلها حسب احتياجه أو إنشاء شجرته بكل سلاسة.
- خيار موسع الصلاحيات في حال تم تفعيله من قبل مدير النظام يمكن لكل مستخدم إنشاء شجرة الحسابات الخاصة به على نفس قاعدة البيانات
- مجموعة كبيرة ومتكاملة من التقارير التفصيلية و التحليلية
- الموازنة التقديرية للحساب متوفرة بمستوى متقدم وبكفاءة عالية.
- إمكانية إدارة كافة العمليات المطلوبة من مكان واحد (مثًلا من صفحة الفاتورة يمكنك تعريف العميل والمادة والتكلفة) كما يمكنك تتبع كافة العمليات والحركات التي تمت على الفاتورة والمادة والحصول على تقارير مباشرة عن حساب العميل (دفتر الأستاذ وبطاقة الحساب)، بالإضافة إلى فحص متطلبات الفاتورة الالكترونية وامتثالها لهيئة الضرائب.
- الإقرار الضريبي، يحقق برنامج الأمين النظام الضريبي لجميع دول مجلس التعاون الخليجي ويدعم كل التصنيفات الضريبية (معفى 0% رسوم عكسية 15%….) مع إمكانية التعديل على كل تصنيف وفقًا لتحديثات هيئة الضرائب.
كيفية اختيار برنامج المحاسبة المناسب لشركتك
لـ اختيار برنامج المحاسبة المناسب لشركتك، حدد احتياجاتك المحاسبية بدقة وفقًا لحجم عملك وطبيعته، ثم قارن بين البرامج بناءً على الوظائف الأساسية مثل إدارة الفواتير والمصروفات والضرائب.
وتأكد من سهولة الاستخدام ودعم اللغة والعملات المحلية، إضافة إلى توافر الدعم الفني والتدريب.
كما أنه يجب تجريب النسخة التجريبية للتأكد من توافقها مع احتياجاتك.
1- فهم احتياجات شركتك
قم بتحليل احتياجات شركتك المحاسبية بناءً على حجم العمليات، وطبيعة الأنشطة المالية مثل الفواتير (Invoicing) وإدارة الرواتب (Payroll)، لضمان اختيار برنامج يلبي متطلباتك.
2- تحديد ميزانيتك
حدد ميزانية واضحة تشمل تكاليف الشراء والتشغيل، مع مراعاة النفقات الإضافية مثل الدعم الفني والتحديثات لضمان اختيار برنامج يتماشى مع إمكانياتك المالية.
3- البحث عن الميزات الأساسية
اختر برنامجًا يحتوي على الميزات الضرورية مثل إعداد التقارير المالية (Financial Reporting)، ودعم الامتثال الضريبي لتلبية متطلبات عملك.
4- التأكد من سهولة الاستخدام
اختر برنامجًا بواجهة مستخدم سهلة تتيح التصفح والاستخدام دون الحاجة لتدريب مكثف، مما يساهم في سرعة الإنجاز وزيادة الإنتاجية.
5- برنامج يوفر الدعم الفني والتدريب
تأكد من وجود دعم فني متاح ومصادر تدريب مثل أدلة المستخدم والفيديوهات التعليمية ومكاتب على أرض الواقع لتسهيل الاستخدام وحل المشكلات عند الحاجة.
6- اختبار النسخة التجريبية
استفد من النسخة التجريبية للبرنامج لاختبار وظائفه ومدى ملاءمته لاحتياجات شركتك قبل الالتزام بالشراء
7- التأكد من دعم اللغة والعملات المحلية
اختر برنامجًا يدعم اللغة المحلية والعملات المختلفة لضمان سهولة الاستخدام والامتثال للقوانين المحلية.
8- مرونة التوسع مع نمو شركتك
البرنامج يجب أن يوفر إمكانية التوسع لاستيعاب زيادة حجم العمليات والمستخدمين مع نمو أعمالك.
9- مراجعة تقييمات وآراء المستخدمين
اطّلع على تقييمات المستخدمين وتجاربهم لتحديد نقاط القوة والضعف في البرنامج، ما يساعدك على اتخاذ قرار مدروس.
الأسئلة الشائعة:
ما هو أسهل برنامج محاسبة سعودي؟
يعد برنامج الأمين أسهل برنامج محاسبي يمكن استخدامه لشركتك أو مشروعك، حيث أنه يتميز بواجهة استخدام سهلة وبسيطة وواضحة، وأدوات موجودة في تبويبات وتصنيفات موجودة في الواجهة الرئيسية يمكن أن تصل إليها بكل سهولة وسلاسة.
ما هو برنامج المحاسبة الذي تستخدمه الشركات الصغيرة؟
يعد برنامج الأمين برنامج المحاسبة الأكثر استخدامًا في السعودية حيث يتميز بواجهة بسيطة كما أنه يعد برنامج محاسبي يغطي جميع المهام والميزات الأساسية مثل:
- إصدار الفواتير.
- إدارة المخزون.
- إعداد التقارير.
- دعم فني مستمر.
والأهم من ذلك أن تكلفته مناسبة للمشاريع والشركات الناشئة، وتعد تكلفته أوفر وأقل من توظيف عدد كبير من المحاسبين، بينما مع برنامج الأمين قد تحتاج إلى موظف واحد فقط.
كم عدد أنواع المحاسبة؟
أنواع المحاسبة 8 أنواع أساسية وهي المالية، محاسبة التكاليف، المحاسبة الإدارية، محاسبة الضرائب، المحاسبة الجنائية، محاسبة المشاريع، المحاسبة الحكومية ومحاسبة التدقيق، وهي تختلف فيما بينها في طرق إدارة وتحليل المعاملات المالية وفقًا للاحتياجات الخاصة بكل قطاع أو مجال.
في النهاية يعد اختيار برنامج محاسبة متكامل يزيد من قدرات الشركة وتطورها أمرًا لا بد منه ويجب التروي في اختياره ودراسة جميع الجوانب الأساسية لتكون على يقين أن شركتك سيتم فيها إدارة الأمور المالية بالشكل الصحيح والمثالي لتحوّل شركتك من متوسطة لكبيرة.
