ما هو نظام نقاط البيع (POS) وما هي فوائده ومكوناته

عشرات عمليات البيع والشراء تحصل في المحال التجارية، وعدد أكبر منها في المطاعم والمقاهي، فكيف يمكن تنظيم هذه العمليات وضبطها وتسهيلها إلا من خلال نظام نقاط البيع POS؟

حيث تساعد أنظمة POS في:

✅ مراقبة المخزون للمحلات التجارية ✅ إصدار الفواتير الإلكترونية ✅ تسهيل عملية الطلب أو الشراء

فما هو نظام نقاط البيع، وما هي فوائده؟ هذا ما سنتعرف إليه في سطور مقالنا، والمفاجأة تكتمل بمزايا حصرية يقدمها نظام POS من الأمين للمطاعم والمتاجر.

تعريف نظام POS

نظام نقاط البيع (POS) هو نظام مؤتمت لإدارة المبيعات في المحال التجارية الكبيرة والصغيرة وهو قادر على التكامل مع الأجهزة والبرمجيات التي تُستخدم في إتمام العمليات التجارية وإدارة مختلف جوانب البيع بالتجزئة. 

يتمثل الدورالأساسي لنظام POS في:

• تسهيل عمليات الدفع. 
• تسجيل المعاملات. 
• مراقبة المخزون.
• إصدار الفواتير
• توفير رؤى تحليلية وتقارير مالية لتحسين الأداء التجاري.

وهذا النظام بشكل عام يتكون من الأجهزة والبرمجيات التي تتكامل مع بعضها لتسجيل المبيعات، وتتمثل الأجهزة في ماسحات الباركود، الطابعات، شاشات العرض بينما البرمجيات تستخدم لإدارة عمليات البيع، تتبع المخزون وإعداد التقارير.

برأيك هل المحال التجارية أو قطاع البيع بالتجزئة من المهم امتلاك أنظمة نقاط البيع؟

نعم، من الضروري امتلاك أنظمة نقاط البيع حيث أنها تحسّن إدارة المخزون عبر تتبع الكميات المتاحة بدقة، كما أنها تسرّع من العمليات التجارية وزيادة رضا العملاء من خلال إصدار معاملات بشكل أسرع.

تعرّف معنا إلى أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة

ما هي نقطة البيع

نقطة البيع هي المكان والوقت الذي يتم فيه إنهاء عملية البيع بين التاجر والزبون، حيث يُحسب المبلغ المستحق، وتُتاح خيارات الدفع المختلفة، وقد تُصدر فاتورة للزبون. ببساطة، هي الموقع الذي يدفع فيه الزبون مقابل المنتج أو الخدمة التي اشتراها.

مثال: عندما تشتري كوبًا من القهوة من المقهى، فإنك تدفع ثمنه عند “نقطة البيع” الموجودة عادة عند الكاونتر أو عبر تطبيق الدفع الإلكتروني.

هل تبحث عن أفضل برنامج محاسبة عربي لمصنع؟

فوائد أنظمة نقاط البيع

تكمن أهمية أنظمة نقاط البيع في توفير كفاءة عالية، تسريع العمليات المحاسبية، تقليل الأخطاء، وتحسين إدارة المبيعات والمخزون. بالإضافة للعديد من الميزات والفوائد التي يجب عليك معرفتها لاستغلال ميزاتها بشكل كامل:

1. توفير الوقت والجهد:

   الأنظمة تعمل على أتمتة العمليات التجارية، مما يقلل من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، كما أنها تُسرّع معالجة المبيعات والدفع، مما يُحسّن من تجربة العميل ويُتيح للموظفين التركيز على مهام أخرى تزيد من كفائتهم.  

2. إدارة فعالة للمخزون:

 برنامج نقاط البيع يساعد في تتبع الكميات المتوفرة في المخزون بشكل دقيق، كما أنه يصدر تنبيهات عند انخفاض المخزون لتجنب نفاذ المنتجات. 

3. تقليل الأخطاء المحاسبية: 

أنظمة نقاط البيع تعمل على معالجة البيانات المالية بدقة، مما يقلل من الأخطاء البشرية أثناء تسجيل المبيعات أو حساب الفواتير، وبالتالي يضمن نظام مالي موثوق.

4. تعدد وسائل الدفع: 

دعم الأنظمة وسائل دفع متنوعة، بما في ذلك النقد والبطاقات، مما يمنح العملاء خيارات مرنة للدفع ويعزز تجربتهم الشرائية.

5. التقارير والتحليل:  

تتيح إعداد تقارير شاملة حول المبيعات، المخزون، وحركة الأموال، ما يساعد أصحاب الأعمال في اتخاذ قرارات صحيحة وتحسين الأداء العام.

6. تحسين تجربة العميل:

تسهم الأنظمة في تسريع الخدمة وتقليل وقت الانتظار، مع دعم برامج الولاء والعروض، ما يُحسن رضا العملاء ويزيد من ولائهم.

7. التكامل مع الأجهزة المتنوعة:

تعمل بسلاسة مع الأجهزة مثل ماسحات الباركود والطابعات، ما يجعل العمليات أكثر كفاءة ويُسهّل التعامل مع النظام.

8. إدارة الصلاحيات:

تمنح المديرين القدرة على التحكم بصلاحيات الموظفين، مما يضمن إدارة مرنة وآمنة للعمليات داخل نقاط البيع.

مثال عملي لنظام نقطة البيع:

عند استخدام نظام نقطة البيع في متجر ألبسة، يمكن للموظف إصدار فاتورة دقيقة، متابعة المخزون، وقبول الدفع النقدي أو الإلكتروني بكل سهولة، ما يضمن تقديم خدمة أسرع للعملاء وتحقيق إدارة أكثر كفاءة للمخزون.

تعرّف معنا إلى أهمية البرامج المحاسبية في نجاح مشروعك وإدارته

تقارير نظام نقاط البيع

من أهم التقارير التي يمكن استخراجها من نظام نقاط البيع التي توضح لك سير العمل وتساعدك على تطوير عملك هي تقارير تفصيلية:

                –  عن نقدية وذمم كل بائع.

                –  عن نقدية وذمم كل موزّع.

                –  عن حركة الصندوق.

                –  حول المقبوضات والمدفوعات.

                –  حول المواد أو الطلبات المحجوزة.

يجب أن يوفّر نظام نقاط البيع تقارير فورية لحركة الصندوق، تعرض السندات والفواتير المحررة من قبل كل بائع. 

كما يقدم تقارير تفصيلية لفواتير المبيعات بين تاريخين محددين، توضح تفاصيل المواد المدرجة في كل فاتورة وطرق الدفع المستخدمة، بما يشمل المبالغ المدفوعة نقدًا بكل عملة أو بالدفع الآجل أو عبر الأوراق المالية. 

بالإضافة إلى ذلك، يتيح النظام تقريرًا لحركة الطلبات بخيارات متنوعة، يسمح بعرض إجمالي أو تفصيلي للطلبات المسجلة بين تاريخين، سواء من قبل بائع معيّن أو جميع البائعين.

كيف يعمل برنامج نقاط البيع في الأمين للمحاسبة؟

يعمل برنامج الأمين لنقاط البيع على تبسيط عمليات البيع من خلال واجهة سهلة الاستخدام، متوافقة مع الأجهزة المختلفة مثل قارئات الباركود والشاشات اللمسية، حيث يقوم البرنامج بتسجيل المبيعات، تحديث المخزون، وإعداد الفواتير بشكل آلي مع توفير تقارير تفصيلية تعزز الكفاءة التشغيلية وتقلل الأخطاء.

ويمكن تلخيص خطوات العمل فيما يلي:

1- إعداد نقطة البيع: قم بتهيئة البرنامج من خلال إدخال معلومات المتجر، وربط الأجهزة الداعمة مثل الطابعات وقارئات الباركود.

2- إضافة المنتجات والمخزون: أدخل تفاصيل المنتجات مثل الأسماء والأسعار والكميات، وربطها بالأكواد أو الباركود.

3- بدء عملية البيع: عند البيع، يتم مسح الباركود أو البحث عن المنتج يدويًا، ثم إدخال الكمية المطلوبة.

4- إتمام الدفع: اختر وسيلة الدفع (نقدي، شبكي، آجِل)، ويمكن تقسيم المبلغ بين أكثر من طريقة دفع.

5- إصدار الفاتورة: يتم طباعة الفاتورة مباشرة أو إرسالها إلكترونيًا إلى العميل.

6- تحديث المخزون: يتم تعديل الكميات المتوفرة في المخزون تلقائيًا وفقًا للمنتجات المباعة.

7- متابعة التقارير: استعرض تقارير تفصيلية عن حركة المبيعات، النقدية، والمخزون لتحليل الأداء واتخاذ قرارات مستنيرة.

بالمقارنة مع أنظمة نقاط البيع الأخرى، يوفر نظام نقاط البيع من الأمين ميزات متقدمة مثل توزيع الصلاحيات، دعم أجهزة متعددة، وإمكانية تخصيص التقارير، مما يجعله خيارًا مناسبًا كـ نظام POS للمتاجر  وللشركات الصغيرة والمتوسطة التي تسعى لتحسين عملياتها وزيادة كفاءتها.

الأجهزة والمعدات المستخدمة في أنظمة نقاط البيع

نظام نقاط البيع يحتاج أجهزة كومبيوتر وشاشات عرض مع قارئ الباركود والكاشير والطابعة لطباعة الإيصالات. حيث تعتمد كفاءة نظام نقاط البيع على تكامل جميع مكوناته، ويؤدي كل جهاز دورًا محددًا لتحسين سرعة العمليات، رفع مستوى رضا العملاء، وضمان إدارة فعّالة للمخزون والمبيعات.

1- الحاسوب (جهاز الكومبيوتر):

يعد العمود الفقري لنظام نقاط البيع حيث يدير برامج النظام ويتحكم في الأجهزة المتصلة به. كما يسهم في: 

• معالجة بيانات المبيعات. 
• تشغيل التحليلات لتحسين العمليات. 
• التواصل مع باقي المكونات لضمان سير العمليات بسلاسة.

2- شاشة العرض:

تعمل شاشة العرض كواجهة رئيسية تُظهر تفاصيل المشتريات والأسعار والمجموع الكلي، وغالبًا تكون شاشات لمس، لتسهّل على الكاشير إدخال البيانات بسرعة. 

وتكون الشاشة متصلة ببرنامج النظام، مما يضمن تحديث أي تغييرات بشكل فوري، وبالتالي تسهيل عملية البيع والتحقق من صحة المشتريات.

3-  قارئ الباركود:

قارئ الباركود يسرّع عمليات الدفع عن طريق قراءة بيانات المنتج مباشرة وإضافتها إلى الفاتورة. 

ويعمل هذا الجهاز على تقليل الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي وتسريع المعاملات، مع تحديث فوري للمخزون لضمان إدارة دقيقة.

4- صندوق الحاسب (الكاشير):

يُفتح درج النقود تلقائيًا عند إتمام الصفقة، ويتيح للكاشير تخزين الأموال بأمان، ويعمل الدرج بتكامل مع نظام نقاط البيع، ما يضمن تسجيل المعاملات النقدية بدقة وربطها بإجمالي بيانات المبيعات.

5- طابعة الإيصالات:

توفر طابعة الإيصالات للعملاء سجلات مكتوبة لعمليات الشراء، وهي تتصل بالنظام عن طريق الكابلات أو الاتصال اللاسلكي، مما يضمن نقل بيانات المبيعات بدقة. 

كما أن الإيصالات تزيد من شفافية العمليات وتعزز الثقة بين المتجر والعميل.

تعرّف عن قرب أكثر إلى مكونات نظام نقاط البيع بالتفصيل

الأسئلة الشائعة

ما هي أنواع المدفوعات التي يقبلها نظام نقاط البيع؟

يدعم نظام نقاط البيع عدة أنواع من المدفوعات وهي الدفع النقدي (كاش)، الدفع الآجل، الدفع بالشبكة (Credit Cards).

الدفع الآجل يقصد به تسجيل المبالغ غير المدفوعة على شكل ذمم، مع إمكانية ربطها بحساب العميل لإدارة المبالغ المستحقة مستقبلاً.

ما هو أفضل برنامج نقاط بيع؟

يعد برنامج الأمين من أفضل برامج نقاط البيع حيث أنه يتميز بواجهة سهلة التعامل مع العمليات المحاسبية حتى للمستخدمين غير المحترفين في المحاسبة، كما أن برنامج الأمين يتوافق مع كافة الأجهزة والمعدات ويتم تركيبه بطريقة احترافية بحيث لا يحتاج إلى صيانات متكررة.

ونظام نقاط البيع في الأمين لا يقتصر على العمليات المحاسبية بل يوفر أيضًا تقارير تفصيلية عن المخزون مما يساعد على تجنب نفاذ المواد أو زيادتها.

كيف تختار نظام نقاط بيع يناسب عملك؟

لاختيار نظام نقاط بيع يناسب عملك، ابدأ بتحديد احتياجاتك، مثل حجم المعاملات اليومية، الميزات المطلوبة (إدارة المخزون، تقارير المبيعات)، والميزانية المتاحة، وبعد تحديد الأولويات قم بالتالي:

1. اختر نظامًا قابلًا للتوسع يلبي متطلبات عملك الحالية والمستقبلية.
2. يفضل أن يكون متكاملًا مع الأجهزة الحالية. 
3. ابحث عن نظام يتمتع بسمعة جيدة ودعم فني مستمر لضمان استمرارية عمل النظام بكفاءة.

للمزيد من التفاصيل تابع معنا في مقال “كيفية اختيار نظام نقاط البيع“

مع نظام نقاط البيع من الأمين اجمع كل المزايا المطلوبة معًا بسعر مناسب، سواء أكنت تبحث عن نظام POS لمطعم، أو صيدلية، أو سوبر ماركت، فإن برنامج الأمين المتكامل يستطيع أن يلبي كافة احتياجاتك!