وأنت تستخدم أحد برامج محاسبة، اضطررت لاسترجاع بعض الفواتير القديمة، أو عن طريق الخطأ قد أدخلت فاتورة دون توليد قيد لها. قد تكلفك مثل هذه الحالات والأخطاء الكثير، إلا أن الحل مع الصيانات في برنامج الأمين المحاسبي أبسط وأقل تعقيدًا!
حيث يتيح نظام الأمين للمحاسبة 26 نوعًا مختلفًا من الصيانات التي تساعدك في:
- التأكد من سلامة الملفات والبيانات المالية.
- إعادة ترتيب الدليل المحاسبي أو دليل المواد.
- استرجاع بعض الفواتير السّابقة.
فبرنامج الأمين هو واحد من أنظمة المحاسبة المتكاملة التي ستساعدك على إتمام جميع العمليات المحاسبية بدقة. وفي هذا المقال سنتعرف على أنواع الصيانات في الأمين للمحاسبة ونشرح بالتفصيل عن كل منها.
ما هي أنواع الصيانات في برنامج الأمين للمحاسبة
تشمل الصيانات في برنامج الأمين المحاسبي مراجعة الحسابات، تصحيح الأخطاء، التحقق من تطابق الأرصدة، وإجراء التحديثات اللازمة على البيانات المالية لضمان التوافق مع المعايير المحاسبية والتقارير المالية. وتهدف هذه الصيانات إلى ضمان استمرارية النظام المحاسبي بكفاءة عالية وتحقيق الدقة في التقارير المالية الصادرة من المنشأة.
باختصار شديد يشير مصطلح الصيانات المحاسبية إلى مجموعة من الإجراءات والعمليات التي تتم بشكل دوري للحفاظ على صحة ودقة السجلات المالية في النظام المحاسبي.
جميع هذه العمليات التي سنتحدث عنها تعتبر خطيرة، وقد تؤدي إلى تغييرات واسعة على مستوى الملف بالكامل ولا تستطيع العودة عن تلك التغيرات، لذا نؤكد على أنه لا يجب القيام بأي منها إلا بعد إنشاء نسخة احتياطية لكامل البيانات والملفات، لأنه عدم عمل نسخة احتياطية لا تعد قادر على استرجاع الملفات السابقة).
وبما أن برنامج الأمين يعد من البرامج المحاسبية المتكاملة، فإنه يقدم 26 نوع من الصيانات المحاسبية، سنشرح عن كل منها تباعًا، وهذه الصيانات هي:
1- إعادة فهرسة الملفات
تقوم هذه العملية بإعادة فهرسة الملفات الموجودة سابقًا، حيث أن المقصود بالفهرسة هو وضع عناوين رئيسية لتسهيل الوصول السريع إلى المعلومات. وهنا تجدر الإشارة إلى أن الفهارس نفسها لا تحتوي على أية معلومات تفصيلية، بل تقتصر فقط على العناوين التي توجه المستخدم إلى مكان المعلومات. وتعد إعادة الفهرسة واحدة من أهم الصيانات في برنامج الأمين للمحاسبة.
2- تدقيق بنية الملفات
يُقصد بـ تدقيق بنية الملفات التأكد من أن بنية هذه الملفات صحيحة، وأن جميع القيود اليومية قد تم إقفاله بشكل صحيح باستخدام قيود ختامية، أي أنه تم تسجيلها ونقلها إلى المكان المخصص لها. في بعض الحالات، قد يلاحظ أن هناك فاتورة لم يُسجل لها سند قيد، فيتم في هذه الحالة تسجيل سند القيد المناسب.
3- تحديث بنية الجداول الافتراضية
تتضمن هذه العملية تحديث بنية الجداول الافتراضية في حال وجود أي مشاكل فيها، مثل البيانات غير المتناسقة أو وجود خطأ في أحد الأنماط المُعتمدة في البرنامج.
4- تحديث قاعدة البيانات
يقوم هذا الإجراء باستعادة بعض الملفات عن طريق تحديث قاعدة البيانات للبرنامج، حيث يتم جلب النسخ الاحتياطية اللازمة، وتعد مفيدة في حال حذف أحد الملفات الافتراضية بالخطأ. كما قد يتطلب الأمر تحديث القاعدة في حالة وجود فواتير قديمة يرغب المستخدم في الاطلاع عليها.
5- تقليص حجم قاعدة البيانات
تهدف عملية تقليص قاعدة البيانات إلى ضغط البيانات وتقليص حجمها وإزالة الفراغات لتوفير المساحة اللازمة، أو لتسهيل إرسال البيانات بسرعة عبر وسائل الاتصال المختلفة. وتعد هذه العملية من أهم الصيانات في برنامج الأمين.
6- تفريغ الجداول التي تحوي نتائج مؤقتة
تفريغ الجداول المؤقتة هي عملية تهدف إلى حذف البيانات المؤقتة المخزنة في الجداول التي لا تؤثر على الحسابات النهائية أو التقارير المالية. حيث أنه في العديد من العمليات المحاسبية اليومية، يتم تخزين بيانات بشكل مؤقت في جداول مخصصة لهذه البيانات فقط.
7- تدقيق أرصدة الحسابات
تهدف هذه العملية إلى التأكد من أن أرصدة الحسابات في دفتر الأستاذ تتطابق بشكل كامل مع القيود اليومية المسجلة في النظام، سواء كان في الطرف المدين أو الدائن. ويُشمل ذلك التأكد من أن جميع القيود قد تم ترحيلها بشكل صحيح.
8- تدقيق أسعار التعادل بالمقارنة مع النشرة
المقصود بأسعار التعادل هنا هو أسعار صرف العملات. حيث أن بعض المنشآت تتعامل مع عملات مختلفة، وهذه العملات تتغير بشكل مستمر. لذلك، يجب مقارنة الأسعار الموجودة في النظام مع النشرة المتبعة من قبل البنك المركزي أو المصارف المعتمدة في البلد. قد يتطلب الأمر اتصالًا بالإنترنت أو اتصالًا مباشرًا مع المصرف المركزي.
ويوجد هنا 3 خيارات للتقديق، هي:
- تدقيق وإصلاح.
- تدقيق فقط.
- إصلاح فقط.
9- إعادة بناء نشرة أسعار العملات
بعد تدقيق أسعار التعادل، يتم إعادة بناء نشرة أسعار العملات الخاصة بالعملاء، للتأكد من أنها تتوافق مع الأسعار المقررة في النشرة الرسمية.
10- تعديل درجة السرية
أي يتم معرفة كل حساب لمن تابع من خلال درجة السرية لذلك يتم هنا تحديث درجة السرية لكل مستخدم. حيث يتاح للمدير صلاحيات كاملة في النظام، بينما المحاسب لديه صلاحيات محددة تتعلق بالحسابات فقط.
11- تدقيق الملفات
تتعلق هذه العملية بالتحقق من أن الملفات غير تالفة وتحتاج إلى إصلاح في حال وجود أي ضرر أو خلل في تكاملية الملفات. والهدف الأساسي منها هو التأكد من سلامة البيانات وعدم وجود أي أخطاء قد تؤثر على النتائج المالية. يشمل التدقيق فحصًا دقيقًا للسندات، الفواتير، الأفرع، المواد، المستودعات، والأوراق المالية، مما يضمن دقة المعلومات المالية وتكاملها.
12- توليد سندات القيد وترحيل الفواتير
يحتوي برنامج محاسبة عربي “الأمين” على خاصية توليد سندات قيد بشكل تلقائي عند إدخال الفواتير. وفي حال كان هذا الخيار غير مفعل، يمكن للمستخدم إعادة توليد سندات القيد لكافة الفواتير السابقة، ويتم ترحيلها إلى الحسابات المناسبة.
13- حذف سندات القيد الآلية وإلغاء ترحيل الفواتير
تعد هذه العملية هي المعاكسة للعملية السابقة “توليد سندات القيد وترحيل الفواتير”، حيث يقوم البرنامج بحذف جميع سندات القيد المولدة آليًا، كما يتم إلغاء ترحيل الفواتير المسجلة مسبقًا.
14- ترحيل سندات القيد
عند تسجيل القيود المحاسبية، والتي تسمى قيود يومية، يجب أن يتم ترحيلها إلى الحسابات الختامية من خلال سندات القيد. على سبيل المثال، عند تسجيل فاتورة بيع، يتم توليد سند قيد وترحيل حساب المبيعات إلى الحساب الختامي المخصص له (مثل حساب المتاجرة). يقوم البرنامج بالتأكد من أن جميع سندات القيد قد تم ترحيلها إلى الحسابات الختامية بشكل صحيح وبدون أخطاء.
15- إعادة توليد سندات القيد
مع نظام محاسبة في جدة “الأمين” يمكنك إعادة توليد سندات القيد أي حذف جميع سندات القيد السابقة، وإعادة توليد سندات قيد جديدة بناءً على الفواتير والمدخلات الموجودة في البرنامج.
16- إعادة ترقيم سندات القيد
يقوم نظام الأمين للمحاسبة بترقيم جميع العمليات المدخلة، مثل سندات القيد والفواتير والحسابات. تساعد هذه العملية في إعادة ترقيم سندات القيد بالشكل الصحيح لضمان أن الترقيم يكون تسلسليًا.
17- إعادة ترقيم الفواتير
تهدف هذه العملية إلى إعادة ترقيم الفواتير لتصبح تسلسلية (مثل: 1، 2، 3، 4، 5، 6)، بالإضافة إلى إنشاء قيود محاسبية في حال كانت هذه الفواتير بدون قيود محاسبية.
18- إعادة تسعير الفواتير وتوليد قيودها
من خلال هذه العملية، يمكن إعادة تسعير المنتجات أو المواد الموجودة في النظام. على سبيل المثال، عند تخزين فاتورة مشتريات، يتم تخزين سعر الشراء كآخر سعر شراء، وعند تخزين فاتورة مبيعات، يتم تخزين سعر المبيع كآخر سعر مبيع للزبون. ويتم حساب الربح بناءً على مقارنة السعر الحالي مع سعر التكلفة.
19- إعادة بناء أعمار الذمم
يُقصد بـ إعادة بناء أعمار الذمم إعادة حساب أعمار الديون الخاصة بالفواتير، من خلال الفواتير تاريخ تحريرها. كما يتم حساب أعمار الديون إذا كانت الديون على شكل كمبيالات أو سندات.
20- إنشاء ملف جديد ونقل البيانات
هذه العملية مشابهة لعملية تدوير الأرصدة، ولكن الاختلاف يكمن في أن خلال عملية الصيانة وانشاء ملف جديد يقوم البرنامج بنقل الملفات كما هي إلى ملف جديد دون توليد سندات قيد افتتاحي أو بضاعة أول مدة أو القيام بتدوير الأرصدة، فقط يتم نقل الملفات كما هي لملف جديد وتستخدم هذه العملية في حال وجود مشكلة بقاعدة البيانات الحالية.
بينما عملية تدوير الأرصدة يقوم البرنامج ترصيد الحسابات الاسمية (الخاصة بالسنة أي مشتريات السنة ومبيعات مصاريف وايرادات السنة ) من أجل حساب الربح الصافي للمنشأة بالإضافة إلى أنه يقوم بتوليد سند قيد افتتاحي استنادًا على ملفات السنة السابقة وتوليد بضاعة أول مدة. بالمختصر إن هذه العملية تقوم بـ توليد بيانات جديدة لسنة مالية جديدة استنادًا على ملفات دورة محاسبية سابقة.
21- إعادة توليد قيود التكلفة
ولأن الأمين خيار موفق كـ برنامج محاسبة للمصانع، فإن هذه العملية تتعلق بعمليات التصنيع، حيث يتم إعادة توليد قيود التكلفة المتعلقة بالمواد المباشرة وغير المباشرة التي تدخل في عملية التصنيع. على سبيل المثال، قد تكون المواد المباشرة هي الجلد المستخدم في صناعة الكراسي، بينما المواد غير المباشرة مثل الصمغ لا يمكن تمييزها بشكل مباشر. كما تشمل هذه القيود الأجور المباشرة وغير المباشرة، ويقوم البرنامج بالتأكد من تسجيل جميع عناصر التكلفة بشكل دقيق.
22- حساب الوسطي المرجح الثابت
الوسطي المرجح هو إحدى طرق تسعير المخزون، ويشمل طرقًا مثل: “وارد أولًا صادر أولًا”، “صادر أولًا وارد أولًا”، و”متوسط مرجح”. في هذه العملية، يتم تسعير المخزون المتبقي بناءً على متوسط الأسعار الموجودة في النظام. ويتم حسابه عن طريق تقسيم تكلفة جميع المواد الموجودة في المستودع على كمية المواد المتاحة.
23- تدقيق أرصدة المواد والأسعار
تهدف هذه العملية إلى تدقيق المواد والتأكد من أنه لا توجد مواد ذات أرصدة سالبة في النظام المحاسبي، بالإضافة إلى التأكد من عدم وجود وحدة خاصة بمادة معينة قد تم حذفها بطريقة أو بأخرى من بطاقة المادة.
24- تجميع الفواتير النقدية
تسمح عملية تجميع الفواتير النقدية بدمج الفواتير النقدية التي تخص نفس العميل أو المستودع أو البائع، أو التي تتبع نفس مركز التكلفة. المقصود بالفواتير النقدية هي تلك الفواتير التي تم دفعها نقدًا (كاش) وليس بالدين (آجلة).
25- فحص البنية الفيزيائية للقيد
في هذه العملية، يتم فحص بيئة البرنامج بشكل كامل للتأكد من عدم وجود أخطاء في بنية الملفات نفسها، وليس الأخطاء التي قد تنتج عن العمليات أو التقارير.
26- تدقيق أسعار المواد من السنة الفائتة
تهدف هذه العملية إلى إعادة حساب أسعار المواد بناءً على بيانات السنة السابقة، ومن ثم تدقيق هذه الأسعار وفقًا للحركات المسجلة في الملف الحالي لضمان تحديث الأسعار بشكل دوري.
26 نوع من الصيانات في برنامج الأمين للمحاسبة يمكنك الاستفادة من أي منها بعد أن تقوم بشراء النسخة المدفوعة من برنامج الأمين للمحاسبة في جدة! حافظ على بياناتك المالية صحيحة، وسليمة، بدون أي خلل أو أخطاء، مع صيانات الأمين.
