ما هو مفهوم الفاتورة الإلكترونية وكيف يعمل نظام الفاتورة الإلكترونية؟

ودّع الفواتير الورقية وتكاليفها ومشاكلها التي لا تنتهي إلى الأبد! المملكة العربية السعودية أصبحت أكثر دولة سبّاقة في الاعتماد على الحلول الذكية، ولهذا أصدرت مفهوم الفاتورة الالكترونية التي أصبحت ضرورة للشركات والأفراد.

ولكن ما هي الفاتورة الالكترونية؟ هي طريقة وشكل فاتورة جديد يضمن دقة الفواتير وتخزينها بالشكل الصحيح، كما أنه متوافق مع هيئة الزكاة والضريبة  ولكن بحاجة إلى فهم متطلباتها وشروطها فيما يخص الفاتورة الالكترونية بشكل أكبر.

في هذا المقال سنتعرف على أهداف وميّزات نظام الفوترة الإلكترونية، وما هي متطلبات تطبيق عملية الفوترة الإلكترونية.

مفهوم الفاتورة الإلكترونية (e-Billing)

الفواتير الالكترونية هي مستند رقمي (إلكتروني) يتم إنشاؤه، إصداره، وإرساله ومعالجته إلكترونيًا بالكامل عبر منظومة إلكترونية تديرها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة.

تثبت الفاتورة الإلكترونية معاملات بيع وشراء السلع والخدمات، وتتميز بكونها موحدة البيانات على مستوى المنظومة، حيث يتم نقلها لحظيًا من أحد برامج المحاسبة الجاهزة إلى منظومة الفواتير الإلكترونية لإصدارها أو تعديلها أو تخزينها.

تتميز الفواتير الالكترونية بأنه يتم إعدادها، توقيعها، إرسالها واستلامها عبر نظام الكتروني متكامل، كما أنها تتميز بـ:

• تحسين الكفاءة الزمنية والتكلفة.
• ضمان الدقة في بيانات الفاتورة.
• تسهيل تتبع الفواتير واستخراجها في الوقت الذي تريده لمراجعتها.

اقرأ أكثر عن: أهم 10 مفاهيم ومصطلحات محاسبية مشروحة وموضّحة بالأمثلة

كيف يعمل نظام الفاتورة الالكترونية؟

تتضمن عملية الفوترة الإلكترونية عادةً إنشاء فاتورة وحفظها عبر نظام الكتروني، ثم يتم إرسالها مباشرة إلى البريد الإلكتروني الخاص بالعميل أو باستخدام نموذج منظم يحوي كل المعلومات والبيانات اللازمة لعملية الدفع. 

تسهل هذه الطريقة التسليم والوصول الفوري، مما يتيح للعملاء عرض فواتيرهم ودفعها بشكل ملائم في أي وقت ومن أي مكان، علاوة على ذلك، غالبًا ما تتكامل أنظمة الفوترة الإلكترونية مع برامج المحاسبة الجاهزة، مما يسمح بالتحديث التلقائي للسجلات المالية والحد من احتمالية الخطأ البشري، ويتم حفظ السجلات من التلف, تعزيز التعامل بين الأطراف وزيادة الثقة بين المتعاملين.

ولكن قبل الوصول لهذه المرحلة، تعرّف على كيفية تفعيل الفوترة الالكترونية في برنامج المحاسبة السعودي.

ما هي أهداف وميّزات نظام الفوترة الإلكترونية؟

تهدف عملية الفوترة الإلكترونية إلى خفض التكاليف والأعباء المادية من خلال التخلص من الفواتير الورقية والطباعة والبريد والتخلص من الوقت الضائع في البحث عن الفواتير الورقية واستعادتها عن طريق برنامج فوترة الكترونية بكل سهولة. 

كما أنه يتميز بتطوير الأنظمة المالية والإدارية وزيادة توافقها مع الأنظمة الضريبية، من خلال الحد من التلاعب والاحتيال، وتعزيز الشفافية في العملية المالية، وتحسين إدارة الأعمال، إليك مجموعة من هذه الأهداف والمميزات الذي يوفرها نظام الفاتورة الالكتروني لتحسين أداء الشركة:

• الحد من التلاعب الضريبي: كون عملية الفوترة تتم بنظام آلي موحد مبني على تسجيل الفواتير بدقة، هذا الأمر يقلل فرص التلاعب و التهرب الضريبي، ويضمن نزاهة المعاملات.
• تعزيز الشفافية: يتيح توثيق الفواتير والبيانات عبر المنصات الإلكترونية متابعتها بشكل دقيق، وبالتالي يعزز الشفافية في العملية التجارية والمالية.
• تسريع العملية المالية: يتم إصدار الفواتير المالية ومعالجتها إلكترونياً بشكل أسرع من العملية التقليدية، مما يخفف الأعباء اليدوية، ويزيد من فعالية العملية، ويبسط العمليات المحاسبية.
• تخفيض التكاليف: يمكن تقليص النفقات والتكاليف المتعلقة بالفواتير الورقية من خلال تقليل الحاجة للطباعة واستخدام الورق، مما يحسن الفعالية الاقتصادية في المؤسسة.
• التوافق مع الأنظمة الضريبية: يعزز النظام الإلكتروني التوافق مع القوانين الضريبية في السعودية، مما يجعل عملية جمع وتحليل البيانات الضريبية أكثر سهولة ودقة.
• تحسين إدارة الأعمال وتجربة العملاء: يمكن للشركات الوصول بسهولة إلى الفواتير والبيانات المالية، مما يساعد في متابعة الحسابات بشكل دقيق وتقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المحدد وبالتالي تقديم عملية شراء وبيع مريحة للعملاء.
• دعم الاستدامة البيئية: يساهم تقليل استخدام الورق والحبر والطابعات في دعم الجهود البيئية للحفاظ على البيئة.

من خلال هذه الفوائد، تسهم الفوترة الإلكترونية في تعزيز رقمنة العمليات التجارية والضريبية، مما يؤدي إلى تحسين الأداء العام وزيادة الامتثال للأنظمة المعمول بها. 

تعرّف أكثر على: المحاسبة الإدارية: ما هي وما أهميتها وأهدافها

مراحل تطبيق عملية الفوترة الإلكترونية:

تم تطبيق برنامج الفوترة الالكتروني للشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة في المملكة العربية السعودية على مرحلتين المرحلة الأولى تطلبت فقط إنشاء وتخزين الفواتير والإشعارات الضريبية من خلال حلول الكترونية، بينما المرحلة الثانية أصدرت متطلبات تقنية لمجموعات دافعي الضرائب من أجل الاندماج مع حلول الفوترة الالكترونية:

المرحلة الأولى: بدأت في شهر ديسمبر 2021، وكانت تشمل جميع الأشخاص المكلفين بضريبة القيمة المضافة، وتلزم المنشآت بإصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية، وذلك وفقاً للمعايير التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل): بدأت في شهر يناير 2023، وتشمل هذه المرحلة إلغاء الفواتير اليدوية واعتماد الفواتير الإلكترونية ك فواتير رسمية، وإضافة جميع المتطلبات مثل الحقول الإضافية والرموز الاستجابة السريعة (QR Codes)،  كما تم ربط الأنظمة الرقمية للفواتير الرقمية بنظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بما يعرف “منصة فاتورة”.

 متطلبات وشروط تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية

نظام الفوترة الالكترونية له متطلبات سواء في المرحلة الأولى أو في المرحلة الثانية، المرحلة الأولى تتطلب استخدام نظام فوترة الكتروني لإصدار الفواتير الضريبية الالكترونية عن طريقة بالإضافة إلى عدة شروط:

• التأكد من وجود جميع عناصر الفواتير الضريبية.
• إنشاء رموز الإستجابة السريعة (QR Code) وتشفيرها وفك التشفير من خلال المسح (scan) من قبل تطبيق الهئية الرسمي، وذلك ضمن قواعد أصدرتها الهيئة لمزودي حلول الفاتورة مثل برامج وأنظمة المحاسبة في السعودية (مثل برنامج المحاسبة الأمين)

أما بالنسبة للمرحلة الثانية من مراحل تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية فهي تتطلب توفر الإمكانات الفنية والتقنية في المنشأة أو المؤسسة، مثل الأنظمة المحاسبية التي يمكنها توقيع الفواتير رقمياً، أن تكون جميع الفواتير مربوطة مع الهيئات الضريبية الحكومية، وإصدار الفواتير بصيغ مرمّزة لضمان الموثوقية وسلامة البيانات. إليك بعض من أهم شروط تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية:

– اتصال بشبكة الإنترنت: يجب توفر اتصال بشبكة الإنترنت لضمان تبادل البيانات بين مزودي الخدمة والجهات الحكومية، وإجراء التحديثات الفورية.

– استخدام نظام رقمي آمن: يضمن استخدام نظام رقمي آمن خاصية عدم التلاعب بالفواتير (anti-tampering)، ويقبل الربط مع الأنظمة الأخرى.

– ارتباط النظام المطبق في المؤسسة بمنصة فاتورة: يجب على الأنظمة المستخدمة في المنشأة أن ترتبط بمنصة فاتورة، منصة فاتورة هي المنصة الرسمية التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، لضمان التوافق ما بين المعايير المحددة من قبل الهيئة والأنظمة، كما يسهل عملية تبادل البيانات والتواصل.

– أن تصدر الفواتير الإلكترونية بصيغ  مثل XML أو صيغة PDF/A3: صيغة XML هي صيغة تستخدم لتمثيل بيانات الفواتير بشكل منظم و قابل للتحليل، وتصدر البيانات بصيغة PDF/A3 وهي تنسيق يمكن حفظه والوصول إليه بسهولة.

– أن تشمل الفاتورة الإلكترونية جميع المتطلبات والبيانات الضرورية: من متطلبات الفاتورة الإلكترونية تواجد البيانات الضرورية مثل الحقول الإضافية، تفاصيل الشراء، الكميات، الأسعار ، والضرائب المضافة. 

لا يجب أن تفوّت معرفة أنواع الضرائب في السعودية لتتجنّب الوقوع في الأخطاء.

شكل الفاتورة الإلكترونية

هناك العديد من الخصائص للفاتورة الالكترونية ولكن هناك العديد من الأساسيات التي يجب أن تتوفر في شكل الفاتورة الالكترونية مثل الرقم الفريد لكل فاتورة أو كما يسمّى الرقم التعريفي UUID بالإضافة إلى عدة نقاط أساسية مثل:

• اسم المنشأة، وعنوانها.
• رقم الهوية الضريبية للمنشأة.
• تاريخ إصدار الفاتورة.
• رقم الفاتورة.
• وصف البضاعة، أو الخدمة المقدمة.
• الكمية، والوحدة.
• السعر للوحدة الواحدة.
• الضريبة المطبقة (إذا كانت هناك ضريبة مقررة).
• المبلغ الإجمالي.

تبدو الفواتير الإلكترونية عادةً كالفواتير الورقية، وفي كثير من الحالات، تكون الفاتورة الإلكترونية هي مجرد نسخة رقمية من الفاتورة التقليدية، وغالباً ما يتم تقديمها بصيغة PDF. 

تحتوي الفواتير الإلكترونية عموماً على جميع المعلومات المتعلقة بالدفع، مثل التاريخ والمبلغ وتاريخ الاستحقاق وشروط الدفع والضرائب التي تمت إضافتها، وفي بعض أنظمة الفوترة الإلكترونية الكاملة، يمكن أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية على عمليات ربط بين الدفعات والفواتير المستحقة للوصول إلى نقاط الدفع حيث يتم الاطلاع على الفواتير الإلكترونية وتسويتها أو دفعها.

ما هي الأسئلة الأكثر شيوعًا حول الفواتير الإلكترونية؟

لا تزال الفواتير الإلكترونية، على الرغم من شيوعها بشكل متزايد، تثير تساؤلات بين كل من الشركات والمستهلكين. إن معالجة هذه الأسئلة الشائعة يمكن أن يساعد في إزالة الغموض عن الفواتير الإلكترونية وتشجيع تبنيها.

1. هل الفواتير الإلكترونية آمنة؟

نعم، تم تصميم أنظمة الفواتير الإلكترونية مع وضع خاصية الأمان في الاعتبار، وتوظيف التشفير وغيره من تدابير الأمان لحماية المعلومات الحساسة. ومع ذلك، من المهم للمستخدمين اتباع أفضل الطرق التي تتيح استخداماً آمناً، مثل استخدام كلمات مرور قوية وفريدة والحذر من عمليات الاحتيال.

2. هل يمكنني الاستمرار في تلقي الفواتير الورقية إذا قمت بالتسجيل في الفواتير الإلكترونية؟

نعم يمكنك، كما أنه تقدم العديد من الشركات مرونة في كيفية تلقي الفواتير، مما يسمح للعملاء باختيار الفواتير الإلكترونية مع الاستمرار في تلقي الفواتير الورقية إذا فضلوا ذلك. ومع ذلك، قد تشجع بعض الشركات أو تشترط التحول إلى الفواتير الإلكترونية كجزء من جهودها للحد من التأثير البيئي والتكاليف.

3. كيف أعرف متى حصلت على فاتورة إلكترونية جديدة؟

عادةً ما يتم إرسال إشعارات الفواتير الإلكترونية الجديدة عبر البريد الإلكتروني أو من خلال إشعارات الدفع إذا كنت تستخدم تطبيقًا للجوال. من المهم للعملاء التأكد من تحديث معلومات الاتصال الخاصة بهم والتحقق من مجلدات البريد العشوائي للتأكد من عدم تفويت الإشعارات.

4.ما المقصود بالتوقيع الإلكتروني؟

التوقيع الإلكتروني هو البديل الالكتروني للتوقيع الرسمي الخطي، ويستخدم للتوقيع على الوثائق والفواتير الإلكترونية لتأكيد مصداقيتها.

5. ما هو أفضل برنامج فوترة الكترونية في السعودية؟

يعد برنامج الأمين أفضل برنامج فوترة الكترونية في السعودية، حيث يتيح إدارة الفواتير وتبسيط عملياتها، مع إنشاء سندات قيد تلقائيًا. كما يوفر ميزة رقمنة الفواتير والاحتفاظ بها ضمن سجلات إلكترونية مشفرة بطريقة آمنة ومحمية من التلف.

كما أنه يمتاز بكونه معتمدًا من هيئة الزكاة والضريبة في المملكة العربية السعودية، ويضم جميع الأدوات اللازمة لإدارة العمليات المحاسبية والمستودعية بكفاءة.

سواء كنت من الزبائن أو من مزودي الخدمة، يمكنك أن تجد الحلول لتحديات التعامل مع مفهوم الفاتورة الإلكترونية، نقدم لك برنامج الأمين للعمليات المحاسبية، برنامج الأمين هو برنامج محاسبي متكامل، يمكنك من تتبع جميع أعمالك لحظة بلحظة وإدارة حساباتك ومعاملاتك المالية، مع واجهة سهلة الاستخدام، للشركات الصغيرة والمتوسطة.

لمعرفة المزيد حول كيفية مساعدتك في احتياجاتك الخاصة بالفاتورة الإلكترونية، يرجى التواصل معنا. فريقنا ذو الخبرة موجود دائمًا للإجابة على أسئلتك لبدء رحلة الفوترة الإلكترونية الخاصة بك.