يوميًا..إضاعة نصف الوقت في الشركة في البحث بين الفواتير الورقية! لماذا لا نستغل هذا الوقت في العمل على تطوير الشركة وتحويل هذا الصداع اليومي في الغرق في الفواتير إلى عملية سلسة تنتهي بضغطة زر عن طريق برنامج فوترة الكتروني للشركات الصغيرة!
اليوم، التأخير في الاعتماد على نظام فاتورة الكتروني يعني خسارة الوقت والمال والفرص في تطوير عملك، ابدأ اليوم بالتعرّف على أفضل برنامج فوترة إلكترونية في السعودية.
ما هو أفضل برنامج فوترة الكتروني للشركات الصغيرة
يعتبر برنامج الامين أفضل برنامج فوترة الكترونية في جدة لأنه يقوم بإنشاء الفواتير وإدراتها بشكل رقمي وذلك بمجرد إضافة الفاتورة يتم حفظها وتخزينها ضمن SQL (مخدم قواعد البيانات) وإنشاء نسخة لها على البرنامج.
من المهام والميزات التي يقدمها برنامج الأمين للمحاسبة بخصوص الفوترة الإلكترونية هي زيادة الكفاءة والتقليل من الأخطاء البشرية بالإضافة إلى الحد من التلاعب مع الفواتير، كما أنه يقدم لك ربط ضريبي مع الهيئات المختصة يسهل فرض الرسوم الضريبة عليك, ويقوم أيضًا برنامج الأمين بإنشاء سند قيد آلي عند إدخال الفاتورة.
يعتبر برنامج الامين مهم للشركات الصغيرة حيث يقوم بتنظيم الفواتير وإضافتها وإرفاق أرقام خاصة بكل فاتورة للرقابة والتأكد من عدم وجود أخطاء، بالإضافة إلى أن برنامج الأمين يعتبر برنامج بسيط ذو واجهة بسيطة.
تعرّف أيضًا على: أفضل نظام نقاط بيع POS في جدة السعودية سهل الاستخدام
فوائد استخدام برنامج فاتورة الكترونية في المملكة
يساعدك استخدام برنامج الفوترة الإلكترونية على تحسين كفاءة العمليات المالية داخل الشركة والتقليل الأخطاء البشرية بشكل كبير بالإضافة إلى تقليل التكاليف الخاصة للعمال، وزيادة الدقة والوصول السريع للبيانات, بالإضافة إلى حماية البيانات من التلف والاحتفاظ بالمستندات بشكل رقمي والوصول السريع عند الحاجة, يساعدك تأمين الربط الضريبي مع الهيئات المختصة.
1- التوفير المالي وتقليل التكاليف
إن وجود برنامج فوترة الكترونية يساعد بشكل كبير على تقليل التكاليف وذلك من خلال أتمتة العمل وجعله عمل رقمي والاستغناء عن الخدمات البشرية وبالتالي يتم التوفير المالي.
مثال: لنفترض لدينا 4 عمال للقيام بتسجيل الفواتير ورقيًا وإضافة سندات قيد خاصة بها يتم الاستغناء عن كل هؤلاء العمال والإبقاء على شخص يقوم بتسجيل الفاتورة على البرنامج ليقوم البرنامج بشكل آلي بكل العمليات اللازمة.
2- تحسين الكفاءة والسرعة في المعاملات
تعتبر الفوترة الإلكترونية من العمليات السريعة التي تساعد في إعطاء بيانات دقيقة وتقوم بتحسين الكفاءة في الفواتير ويتم إضافة الفاتورة وتخزينها بشكل سريع جدًا والوصول إليها بسرعة عند الطلب بالإضافة إلى تقليل الجهد المبذول في إنجاز الفواتير وتسجيل المبيعات بشكل تلقائي.
مثال: لدينا فاتورة بتاريخ معين بدلًا من البحث في السجلات الورقية لدينا نقوم بالبحث عنها ضمن الفواتير أو من التقارير لتظهر لدينا بشكل تلقائي معدة للطباعة في حالة أردنا ذلك.
3- تعزيز الدقة وتقليل الأخطاء
تقوم برامج الفوترة الإلكترونية بإعطاء بيانات دقيقة جدًا وصحيحة بنسبة 100% (بشرط أن يكون إدخال البيانات صحيح) ويتم تقليل الأخطاء البشرية من خلال أتمتة البيانات وحفظها ضمن مخدمات رقمية سحابية أو حاسوبية لحفظها أو سهولة الوصول إليها عند الطلب, بالإضافة لتقليل الأخطاء المرتبطة بعملية إدخال البيانات.
مثال: بدلًا من أن يقوم عدة أشخاص بإنشاء تقرير ورقي للمستخدم يستطيع البرنامج بوجود أمر واحد فقط إعطاء تقرير مفصل عن أي عنصر تريد معرفته أو عن أي فاتورة.
4- تيسير الامتثال للمتطلبات القانونية
تعتبر ميزة مهمة في برنامج الفوترة الإلكترونية وهي تأمين الربط الضريبي والامتثال للقوانين في البلد, حيث يتم ربط البرنامج مع الهيئات المختصة لتسجيل الضرائب ومعرفتها وكيفية المحاسبة عنها, وتساعد هذه الأنظمة بشكل كبير من الحد من عمليات التهرب الضريبي أو الأخطاء الضريبية, حيث يضمن البرنامج الامتثال للقوانين في البلد بشكل تام.
مثال: تعتبر ضريبة القيمة المضافة على المنتجات من أصعب أنواع الضرائب في السعودية.
يقوم برنامج الأمين للفوترة الالكترونية بالمحاسبة عنها بشكل آلي وبشكل تلقائي ليسهل من العمل المحاسبي بشكل كبير.
5- الأمان الرقمي وحماية البيانات
كان التسجيل ورقيًا يتطلب الكثير من الوقت والكثير من السجلات من أجل حفظ هذه البيانات وكانت هذه السجلات عرضة للتلف أو الضياع لأنها ورقية ولكن بسبب وجود برنامج الفوترة الالكترونية أصبح يتم حفظ البيانات بشكل آلي ضمن مزودات ومخدمات أساسية ورئيسية والوصول إليها عند الحاجة حتى لو تم حذفها بالخطأ.
مثال: يتم تخزين جميع البيانات ضمن مزود قواعد بيانات SQL ويعتبر مخزن لهذه البيانات ويؤمن أيضًا عدم وصول هذه البيانات إلا للمسؤولين عنها من خلال وجود حسابات مقفولة تحتاج كلمة سر للدخول إليها ويمكن وضع أنظمة مصادقة للتأكد من أن البيانات على أمان عالي.
6- فرصة الوصول وتحليل البيانات بسهولة
يقوم نظام الفوترة الالكترونية بإعطاء تقارير مالية مفصلة عن المبيعات أو المشتريات أو الموردين والزبائن حسب الطلب وتعطيك تقارير حسب نوع التقرير الذي تريده, حيث يمكنك الوصول إلى أي تقرير عند طلبه ويمكنك تحليله ومتابعة أي فاتورة تريدها.
7- تحسين العلاقة مع العملاء والشركاء
يعتبر برامج الفوترة الالكترونية من البرامج التي تساعد في تحسين العلاقة بين الزبائن والموردين حيث تقوم بتقديم تفاصيل واضحة بشفافية عالية مما يساعد العملاء على فهم بنود الفاتورة الالكترونية بشكل أكبر.
كما أنها تسهّل عملية الدفع وبشكل آمن تمامًا بفضل أنظمة التشفير المتطورة والآمنة مما يرفع من ثقة العميل بشركتك.
كيف تختار نظام الفوترة الالكتروني جيد للمشاريع الصغيرة؟
يجب أن يكون البرنامج يؤمن الربط الضريبي مع هيئة الزكاة والضريبة في السعودية بالإضافة إلى قدرته في تسجيل البيانات بسرعة ضمن مزودات، وفي حالة تم حذف النسخ يكون هناك نسخ احتياطي مخزن.
كما يجب أن يكون البرنامج يعطي تقارير سهلة وواضحة في وقت قليل بالإضافة لواجهة مستخدم سهلة وبسيطة ومن أهم العوامل للاختيار هي:
- الامتثال للهيئات الضريبة: حيث تعتبر من أهم العوامل التي يجب وجودها من أجل اختيار النظام حيث يساعد بشكل كبير في المحاسبة عن الضرائب.
- حفظ السجلات والفواتير بشكل آلي: يجب أن يتم حفظ الفواتير بشكل تلقائي وتخزينها ضمن المزودات وانشاء سندات قيد الي لها بالإضافة إلى نسخ احتياطية ضمن المزودات.
- واجهة مستخدم سهلة وتقارير مختلفة: لسهولة البحث وتحليل البيانات الناتجة عن التقارير ضمن واجهة مستخدم بسيطة لا تحتاج وجود خبرات تقنية أو تكنولوجية.
- سهولة الوصول وأمن البيانات: أن يتيح لك البرنامج الوصول إلى بيانات الفواتير الالكترونية بسرعة من قبل المعنيين والمسموح لهم بالوصول للفواتير فقط.
ويعتبر برنامج الامين يؤمن جميع هذه العوامل بشكل مفصّل بحيث يكون مناسب لعملك ولجميع أنواع العمليات المحاسبية أو المستودعية التي تريدها وأهمها هي حفظ البيانات ضمن مزود قواعد البيانات.
أسئلة شائعة:
لماذا يحتاج عملك إلى برنامج الفوترة الإلكترونية؟
لأن برنامج الفوترة الالكترونية يقلل من الأخطاء البشرية بالإضافة إلى السرعة في عمليات البحث وعمليات الاضافة والتسجيل وإصدار التقارير بالإضافة إلى الامتثال للقوانين الضريبة وحفظ جميع البيانات والملفات ضمن مزودات حاسوبية أو سحابية.
اقرأ أكثر عن: أهمية البرامج المحاسبية والفوترة الالكترونية في نجاح المشروع.
كم من الوقت يستغرق إعداد برنامج الفوترة الجديد والبدء في استخدامه؟
لا يحتاج تفعيل برنامج الفوترة الالكتروني إلى وقت كبير، حيث يتم تنزيله وتنصيبه في عدة ساعات، واستخدامه مباشرة، كما يمكن إعطاء نماذج جاهزة عن مواد الصيدليات أو السوبر ماركت.
هل يمكنني الوصول إلى بيانات الفواتير من أجهزة أو مواقع مختلفة؟
نعم , في حالة استخدام برنامج محاسبي سحابي يمكنك الوصول في أي وقت لأي تقرير أو فاتورة وحتى في بعض الأنظمة الحاسوبية يحتوي البرنامج على نسخة مبسطة عن التقارير على الهاتف النقال بالتالي يتم الوصول إلى أي تقرير بالوقت الذي تريده.
في النهاية، بعد الحديث عن الكثير من الفوائد والمميزات لـ برنامج فوترة الكترونية للشركات الصغيرة يجب أن نغير المفهوم عن أن الفواتير الالكترونية وبرامجها مقتصرة فقط على الشركات الكبيرة ويجب أن نلغي التخيل بأن برامجها باهظة الرسوم ونبدأ بالاستفادة من خدمات الأمين أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة.
توقف عن البحث وتواصل معنا مباشرة لحجز نسختك واجعل إدارة الحسابات والعمليات المالية في شركتك أفضل وأكثر كفاءة.
