الفوضى تعم شركتك، الأوراق تتكدس، أغلب الفواتير ضائعة! هذه هي ضريبة الفواتير الورقية، لذلك كان لا بد من تطبيق أسلوب الكتروني أكثر سهولة ودقة واعتماد الفواتير الالكترونية عن طريق برنامج فوترة الكتروني.
حيث يعد الحل المثالي لتحويل عمليات الفوترة إلى نظام رقمي متكامل يضمن لك:
✅ الامتثال للأنظمة الضريبية ✅ الدقة في الحسابات ✅ سهولة الوصول إلى البيانات المالية في أي وقت.
ابدأ وتعرّف على الفوترة الالكترونية في السعودية وما هو أفضل برنامج فاتورة الكتروني يطبّق كافة شروط هيئة الزكاة والضريبة.
أفضل برنامج فوترة الكتروني في السعودية
يعد برنامج الامين من أهم وأفضل برامج الفوترة الإلكترونية في السعودية حيث أنه يقوم بإدارة الفواتير وتبسيط عملها وإنشاء سندات قيد خاصة بها بشكل آلي، كما أنه يقوم برقمنة الفواتير والاحتفاظ بها ضمن مستندات وسجلات الكترونية مشفرة بطريقة آمنة وغير قابلة للتلف.
ويتميز برنامج الأمين بأنه من البرامج المعتمدة من قبل هيئة الزكاة والضريبة في المملكة العربية السعودية ويحتوي جميع الأدوات اللازمة لإدارة أعمالك المحاسبية أو المستودعية.
كما أنه يلبي جميع متطلبات الفوترة الالكترونية مثل:
- مطابقة الفواتير مع عمليات الدفع والقبض.
- وجود نوافذ خاصة لإضافة بريد الكتروني لإرسال الفواتير .
- إمكانية إرسال التعديل على أي فاتورة لما يلبي احتياجات العمل.
تعتبر الفوترة الالكترونية خطوة أساسية نحو أتمتة العمل المحاسبي وجعله رقميًا وهذا ما يساعد في حفظ البيانات من التلف وسهولة الوصول إليها عند الحاجة, كما تعزز الثقة بين الشركة والعملاء (زبائن أو موردين) من خلال بيانات دقيقة بالإضافة لأنها تقوم بتبسيط عمل إدارة الفواتير بشكل كبير.
مثال: يمكن لأي مورد أن يطلب فاتورة الكترونية يحتفظ فيها فيمكن تلبية ذلك ببساطة وإرسال هذه الفاتورة عبر البريد الالكتروني, وقد يحتاج أحد الموردين مطابقة بين الأرصدة وعمليات الدفع فيتم ذلك ببساطة وذلك لسهولة الوصول إلى البيانات وإصدار التقارير.
مزايا برنامج الفاتورة الإلكترونية في المملكة
من أهم المزايا التي تقدمها الفاتورة الالكترونية هي تنظيم وإدارة الفواتير وحفظها ضمن سجلات رقمية محمية ومشفرة, وتقدم الفاتورة الإلكترونية ميزة الربط بين الفاتورة وعمليات الدفع والقبض حيث تقوم بعمليات تتبع للمدفوعات والمقبوضات، كما يساعد نظام الفاتورة الالكتروني في إصدار تقارير مفيدة للعمليات التسعير بمختلف أنواعها, وتعتبر الفاتورة الالكترونية من أهم ما يعزز الثقة بين العملاء والشركة حيث أنها
- تقلل الأخطاء البشرية.
- اصدار بيانات دقيقة صحيحة من أجل عمليات المطابقة.
- تعزيز الأعمال بين الشركة نفسها في مختلف الأقسام وهذا مايسهل التواصل بين الشركة بمختلف أقسامها أو مع الجهات الخارجية .
تنظيم الفواتير
وتعتبر أهم ميزة يتم تقديمها ضمن الفواتير الالكترونية، حيث أنها تسجل جميع البيانات المتعلقة بالفواتير من الحسميات والمصاريف، بالإضافة إلى حفظها ضمن سجلات رقمية مشفرة يسهل الوصول إليها عند الطلب ويتم وضع الحسابات الخاصة بالفاتورة في التقارير الخاصة بها (عملية إقفال – عملية نقل إلى الدفاتر التجارية) وبالتالي تسهل تنظيم وإدارة الفواتير.
مثال: عند إضافة أي فاتورة يقوم البرنامج بحفظها بشكل مباشر وإنشاء سند قيد بشكل آلي ووضعها ضمن دفتر اليومية ودفتر الأستاذ.
تتبع المدفوعات
يتم ذلك من خلال إمكانية ربط الفاتورة الالكترونية مع عمليات الدفع حيث تكون الفاتورة صالحة لفترة معينة يتم دفعها على عدة مراحل وبالتالي يمكن تسجيل هذه المراحل بشكل مباشر, بالإضافة لإمكانية تتبع المدفوعات على مختلف الفواتير, وتعتبر هذه طريقة مناسبة لمراقبة سلوك العملاء والدفع وتساعد في حل مشاكل العملاء.
مثال: يستطيع العميل طلب تقرير خاص بعمليات الدفع التي تخصه ويستطيع طلب الفواتير التي تخصه أو رصيده الموجود لدينا في الشركة.
تحصيل الأموال
تساعد الفواتير الإلكترونية في تنظيم عملية تحصيل الأموال وإدارتها بشكل جيد وذلك من خلال تنظيم كل حسابات الزبائن وتنظيم سندات الدفع والقبض والأوامر الخاصة بها، وتقوم هذه العملية بتتبع المستحقات المالية من الشركات الأخرى (شركات ـ أفراد)
إصدار عروض الأسعار
يمكنك من خلال برامج الفوترة الإلكترونية إنشاء عروض أسعار جديدة وإرسالها إلى العملاء عبر البريد الالكتروني أو الرسائل النصية وتعتبر عروض الأسعار لائحة تحتوي الأسعار الموجودة وبعض الأحكام في التعاملات بين الشركة والغير (مصاريف أو حسومات مثلا) يتم إرسالها من قبل الشركة إلى العميل وقد يكون المستند (عرض الأسعار) يحتوي على خدمة أو منتج ما يستطيع العميل القبول به فيتم تحويله إلى فاتورة مباشرة.
إصدار الإيصالات
وتعتبر من الميزات الهامة حيث بعد انتهاء عملية البيع يتم إصدار وثيقة تحتوي على تفاصيل البيع وتقديمها للمستهلك تكون بين تاجر وتاجر أو بين تاجر ومستهلك نهائي كالإيصال المقدم لك في حالة حصولك على خدمة من أحد المشافي أو إيصال الدفع في المطاعم.
تسجيل بيانات العملاء
ويتم ذلك من خلال إنشاء سجل لكل عميل ويحتوي السجل على كل العمليات الخاصة بالعميل من عمليات دفع وقبض أو فواتير مشتريات ومبيعات وتعتبر هذه الميزة تساعد الشركة في إدارة العملاء وتنظيم الحسابات الخاصة بهم مما يساهم في تعزيز الثقة بين التاجر والمستهلك.
تسهيل التواصل مع العملاء
نتيجة للمعلومات المرفقة بالفاتورة يستطيع العميل التواصل بشكل مباشر مع الشركة، ويحتوي برنامج الفوترة الالكترونية على سجل خاص لكل عميل وهذا ما يساعد في التواصل بين العملاء والشركة, يتم التواصل في الشركة قبل وبعد البيع أو تقديم الخدمة.
متطلبات برنامج الفوترة الالكترونية
لاختيار برنامج فاتورة إلكتروني يجب أن يحتوي على ربط ضريبي مع الهيئات المختصة وتعتبر أهم ما يتم النظر إليه بالاضافة لوجود سجلات رقمية يتم حفظ البيانات فيها بشكل محمي, كما يجب أن يحتوي البرنامج على ميزات التقسيم الوظيفي وتعدد المستخدمين.
بالإضافة لخيارات مهمة مثل:
- إرسال رسائل الكترونية.
- تقديم عروض أسعار.
- إصدار الإيصالات.
وكل هذه المتطلبات موجودة في برنامج الامين للمحاسبة.
تعتبر ميزة الحماية من أهم الميزات التي يجب أن توجد في برنامج الفوترة الالكتروني وذلك من خلال التشفير الرقمي للسجلات واستخدام بعض التوقيعات الالكترونية في الفواتير من أجل تعزيز الثقة وتعدد المستخدمين وتحديد صلاحياتهم من أجل التأكد من الأمان.
يجب أن تكون الفاتورة الالكترونية معدّة وفق القوانين والأنظمة الضريبية من أجل إمكانية الربط بين الشركة والهيئات الضريبة والامتثال للقوانين الضريبية.
حيث أُلزمت هيئة الزكاة والضريبة بمرحلتين يجب أن يتم الامتثال لهم في الفواتير وهما:
- المرحلة الأولى: وهي مرحلة طبقت في عام 2021 وألزمت الشركات والأفراد الخاضعين لأحكام وقوانين الفاتورة الالكترونية إصدار الفواتير الضريبية وسندات الدفع والقبض الخاصة بها ويتم ذلك من خلال وجود نظام تقني يستطيع الاتصال بالانترنت وتسمى هذه المرحلة (مرحلة الاصدار والحفظ).
- المرحلة الثانية: تم تطبيقها في عام 2023 حيث ألزمت الشركات والأفراد الخاضعين لأحكام وقوانين الفوترة الالكترونية ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية مع أنظمة هيئة الزكاة والضريبة وتسمى هذه المرحلة بـ (مرحلة الربط والتكامل).
شروط الفاتورة الالكترونية
يجب أن تحتوي الفاتورة لتكون معتمدة وصحيحة على عنوان ورقم تسلسلي خاص بالفاتورة بالإضافة إلى تاريخ إصدار الفاتورة واسم الشركة وعنوانها والأقلام الخاصة بها (المنتجات المباعة أو المشتراة) وبعد الإضافات مثل المصاريف أو الحسومات والإجمالي الخاص بالأسعار وقد يوجد توقيع الالكتروني أو رقم للتواصل أو بريد ويجب الالتزام بهذه الشروط لتكون فاتورة صحيحة ومعتمدة من قبل هيئة الزكاة والضريبة واعتمادًا على هذه الشروط يؤدي إلى زيادة الثقة والتعاون بين الشركة والعملاء. وتحتوي الفاتورة الالكترونية على:
- عنوان الفاتورة ورقم تسلسلي خاص بها
- اسم الشركة وعنوانها
- المنتجات المباعة أو المشتراة والإجمال الخاص بها
- خانات اضافية للمصاريف النقل أو الحسميات
- تاريخ الفاتورة
- توقيع الالكتروني
- بريد إلكتروني أو رقم هاتف للتواصل
أهمية استخدام برنامج الفوترة الإلكترونية للشركات الصغيرة
تفيد أنظمة الفوترة الالكترونية بتعزيز الثقة بين الشركة والعملاء وذلك بفضل ميزة حماية البيانات وتشفيرها أثناء النقل والتخزين، وهذا مايساهم بشكل كبير في استقطاب العملاء الآخرين.
بالإضافة إلى دور برنامج الفوترة الالكتروني للشركات الصغيرة في تنظيم سجلات الفواتير الرقمية والحفاظ عليها مما يساعد في إنشاء التقارير وسهولة الوصول عند الحاجة وبالتالي يصيح عمل الشركة من ناحية الفواتير سهل جدًا ولا يحتاج إلى أي خبرات نتيجة لوجود برنامج يسهل هذا العمل عليك وتعتبر أهميته المباشرة من خلال:
- تنظيم كل الفواتير ووضعها في سجلات رقمية محمية ومشفرة.
- ربط ضريبي مع الهيئات المختصة مما يساعد في الامتثال للأنظمة والقوانين.
- إنشاء سجلات للعملاء يتم تسجيل كل ما يخص العملاء فيها في عمليات بيع أو شراء أو سندات قبض ودفع.
- إنشاء تقارير عند الطلب بشكل سريع تساهم بشكل مباشر بتحسين أداء الشركة واتخاذ القرارات.
- إنشاء عروض اسعار وتقديمها للعملاء المرتقبين من أجل زيادة عدد العملاء وتوسع الشركة.
لا بد من أن يتكامل برنامج الفوترة الالكترونية مع برنامج محاسبة سعودية متكامل يجمع بين كافة الأنظمة المحاسبية تحت نظام محاسبي جاهز واحترافي..مثل برنامج المحاسبة الأمين.
الأسئلة الشائعة:
هل يمكن تحديد صلاحيات المستخدمين على برنامج الفوترة الالكتروني؟
نعم , تستطيع بشكل مباشر تحديد صلاحيات المستخدمين على برنامج الفوترة الإلكتروني وذلك من خلال التقسيم الوظيفي للعمال، فمثلًا الشخص الذي يقوم بعملية البيع غير الشخص الذي يسجل عملية البيع والاثنان يختلفان عن الشخص المسؤول عند عمليات القبض والدفع، وتعتبر عملية تحديد الصلاحيات عملية مهمة جدا للرقابة.
ما هو الفرق بين الفاتورة الإلكترونية والفوترة الالكترونية ؟
الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم إصدارها وحفظها بصورة الكترونية ومنظمة ومحمية وفق تشفير عالي بينما نظام الفوترة الإلكترونية هو نظام إلزامي للشركات التي تقوم ببيع السلع وتقديم الخدمات.
ما هي الفاتورة الضريبية الإلكترونية ؟
هي فاتورة بين المنشأة والتاجر تحتوي على تفاصيل العملية التجارية مثل اسم المنتج أو الخدمة، الكمية، السعر، قيمة الضريبة والإجمالي، ويتم الاحتفاظ بها وحفظها بصيغة إلكترونية وتعتبر دليل على عملية بيع السلع وتقديم الخدمات ويتم فرض الضرائب على الفاتورة حسب هذه القوانين والأنظمة المتبعة.
اقرأ أكثر عن: الفرق بين الضريبة المباشرة وغير المباشرة
كيف يتم تفعيل نظام الفوترة الالكترونية في الأمين؟
لـ تفعيل نظام الفوترة الإلكترونية يجب تفعيل نظام الضرائب واختيار المملكة العربية السعودية ومن ثم تعبئة البنود المطلوبة لشكل الفاتورة المتوافق مع عملك.
تعرّف أكثر على أنظمة الضرائب في السعودية
في الختام، ضمن الأجواء التنافسية بين الشركات لم يعد هناك مجال للأخطاء المحاسبية، لذلك يعد برنامج فوترة الكترونية في السعودية مثل الأمين للمحاسبة لتنظيم فواتيرك وتتبعها بشكل دقيق هو الحل للتخلص من الأخطاء والوصول إلى إدارة مالية خالية من التعقيد والفواتير الورقية عالية التكاليف.
كما أن الأمين يمنحك كل ما تحتاجه للامتثال للأنظمة الضريبية وتطوير عملك بثقة، انضم اليوم إلى الأمين مع الكثير من الشركات الرائدة التي جعلته خيارها الأول في الفوترة الالكترونية.
